緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案管理方式，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

關(guān)鍵字：電子檔案 網(wǎng)絡(luò)安全 防火墻

當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來(lái)保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒(méi)有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問(wèn)防范措施

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問(wèn)控制措施。

二、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備（intrusion prevention system,ips）在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)（intrusion detetection system,ids），即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲(chóng)木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備,也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來(lái)源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的訪問(wèn)不造成影響，網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備應(yīng)使用專業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡(luò)侵入防范設(shè)備還需要對(duì)進(jìn)出被保護(hù)區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測(cè)，做到雙向防御的目的。

為了簡(jiǎn)化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)侵入防范和入侵檢測(cè)的功能，即對(duì)關(guān)鍵鏈路實(shí)現(xiàn)了串行接入，也對(duì)病毒或黑客的侵入實(shí)施防范和阻截，同時(shí)采用同一臺(tái)設(shè)備的別處端口對(duì)其他網(wǎng)絡(luò)采用端口鏡像方式接入，進(jìn)行實(shí)時(shí)入侵檢測(cè)。

三、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對(duì)出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來(lái)自internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來(lái)自internet的黑客對(duì)應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來(lái)自internet的病毒對(duì)終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：

第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，可以被隨機(jī)讀寫(xiě)，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經(jīng)常在各個(gè)電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過(guò)程中，應(yīng)該盡量減少u盤的使用。

第四，對(duì)于不清楚的文件，不要輕易打開(kāi)運(yùn)行。很多病毒會(huì)將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，對(duì)于不清楚的文件打開(kāi)時(shí)一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還必須遵照國(guó)際、國(guó)內(nèi)的防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全是一個(gè)系統(tǒng)的、全局的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)上的任何一個(gè)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致全網(wǎng)的安全問(wèn)題。我們應(yīng)該用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、方法來(lái)分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全及具體措施。一個(gè)較好的安全措施往往是多種方法適當(dāng)綜合的應(yīng)用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個(gè)系統(tǒng)的安全。

參考文獻(xiàn)：

1.雷震甲.網(wǎng)絡(luò)工程師教程[m].北京：清華大學(xué)出版社，2004.

2.王春森.系統(tǒng)設(shè)計(jì)師[m].北京：清華大學(xué)出版社，2001.

3.何海燕，張曉甦.危機(jī)管理概論[m].首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2006.

篇2

關(guān)鍵詞：電子檔案；網(wǎng)絡(luò)安全；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；計(jì)算機(jī)技術(shù)；防火墻；防范措施

在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理制度中，對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案的管理工作而言，無(wú)論是在制度上還是技術(shù)上都已經(jīng)取得了舉世矚目的成績(jī)，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術(shù)以及專業(yè)的管理人員，且通過(guò)嚴(yán)格的文件調(diào)閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對(duì)于電子檔案而言，這一制度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足實(shí)際工作要求，沒(méi)有制定出詳細(xì)的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經(jīng)意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展使得計(jì)算機(jī)工作機(jī)制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對(duì)電子檔案安全管理和防范措施進(jìn)行分析。

一、電子檔案安全管理問(wèn)題分析

檔案管理所要求的安全問(wèn)題主要是針對(duì)電子檔案的保存而言的，因此安全問(wèn)題的存在可謂是每個(gè)檔案管理人員都必須要重視和應(yīng)對(duì)的問(wèn)題之一。在目前的工作中，我們?cè)撊绾谓鉀Q科學(xué)的解決這些問(wèn)題，使得其中存在的問(wèn)題都能夠科學(xué)解決，這就必須要從工作意識(shí)上給予應(yīng)有重視，體現(xiàn)出電子檔案安全管理的重要性。

1.傳輸安全問(wèn)題

電子檔案?jìng)鬏攩?wèn)題是最為突出的信息安全問(wèn)題之一，在傳輸?shù)倪^(guò)程中因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身是公開(kāi)的、公眾性的，因此極容易出現(xiàn)信息截取和盜竊現(xiàn)象，甚至的出現(xiàn)修改和偽造，這對(duì)于一些高度機(jī)密的檔案而言無(wú)疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點(diǎn)是傳輸問(wèn)題。

2、真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案在管理的過(guò)程中，真實(shí)性問(wèn)題也可謂是最為突出的問(wèn)題之一，它相比紙質(zhì)檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字都是具備著法律效應(yīng)的，其真實(shí)性和合法性都比較容易鑒別和確認(rèn)；而對(duì)于電子檔案而言，由于它本身容易復(fù)制和修改的特點(diǎn)，其真實(shí)性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問(wèn)題。

3.保存安全問(wèn)題

電子檔案的長(zhǎng)期的保存過(guò)程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機(jī)械的壽命、計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)施的生存環(huán)境，電子計(jì)算機(jī)平臺(tái)的一致性，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重的影響著電子檔案的保存問(wèn)題，甚至給整個(gè)檔案工作開(kāi)展帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

4、病毒威脅

電子檔案是基于計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)存在的，它的管理、保存和利用都無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)這一輔助機(jī)械，而計(jì)算機(jī)本身因?yàn)榇嬖诓《净蛘吒腥静《镜奶卣?，同時(shí)其系統(tǒng)也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。

二、常見(jiàn)的電子檔案安全管理與防范措施

電子檔案的安全可靠運(yùn)行不僅僅取決于數(shù)據(jù)本身的運(yùn)行情況，同時(shí)也關(guān)系到所有與電子檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)相關(guān)聯(lián)工作的開(kāi)展。因此，電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器以及存儲(chǔ)器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進(jìn)行。

1、防火墻技術(shù)

防火墻是計(jì)算機(jī)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與外部公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間的首要屏障，也是最為關(guān)鍵的保護(hù)措施。在目前的社會(huì)發(fā)展中，無(wú)論是辦公計(jì)算機(jī)還是個(gè)人計(jì)算機(jī)，防火墻技術(shù)都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，它是負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的安全認(rèn)可與辨別的關(guān)鍵所在。在目前的防火墻技術(shù)利用中，不僅需要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾目的，同時(shí)更是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的辨別與安全預(yù)防功能。當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過(guò)程中也逐漸朝著這一方向邁進(jìn)，逐漸形成了即會(huì)話訪問(wèn)、應(yīng)用協(xié)議、用戶資源分析為一體的綜合性設(shè)置流程，從而保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層能夠得到一定的控制，為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)劃分等安全訪問(wèn)控制措施。

2、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)，即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲(chóng)木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。

4、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：

第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的安全管理是全國(guó)檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要工程，檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的坐守庫(kù)房的觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案工作者面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

[1].雷震甲.網(wǎng)絡(luò)工程師教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2004.

[2].王春森.系統(tǒng)設(shè)計(jì)師[M].北京：清華大學(xué)出版社，2001.

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關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化、簡(jiǎn)單化方向發(fā)展，這無(wú)疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來(lái)適應(yīng)這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識(shí)

首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒(méi)有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫(kù)中增添、改動(dòng)、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。

其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對(duì)接收的每塊磁盤都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來(lái)，黑客的攻擊已超過(guò)計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國(guó) 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過(guò)境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級(jí)起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問(wèn)題。

最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無(wú)法判斷其原始性和真?zhèn)涡浴榱舜_保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢(shì)在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對(duì)接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測(cè)，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動(dòng)化模塊，將收集工作延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件編寫(xiě)簡(jiǎn)要說(shuō)明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對(duì)電子文件要指定專門機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過(guò)程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認(rèn)真做好如下幾項(xiàng)工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個(gè)適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫(kù)房及框架等都應(yīng)達(dá)到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體中，所以在以后利用時(shí)，還必須依賴于電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法有差異的特點(diǎn)。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對(duì)其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對(duì)電子檔案載體經(jīng)常進(jìn)行有效檢驗(yàn)與維護(hù)。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長(zhǎng)期利用。

篇4

一、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理的簡(jiǎn)要概述

我國(guó)普通高中對(duì)于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對(duì)檔案采取保管措施和手段，來(lái)加強(qiáng)對(duì)于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)之下，我國(guó)檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時(shí)還能減少檔案在收集和整理過(guò)程中所浪費(fèi)的大量時(shí)間以及做的許多無(wú)用功，這對(duì)于整個(gè)檔案管理和發(fā)展來(lái)說(shuō)起著十分積極的作用。它不僅對(duì)于保存場(chǎng)地要求少，更是對(duì)于整個(gè)環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強(qiáng)調(diào)整個(gè)環(huán)境之中對(duì)于電磁的要求卻極高，因?yàn)殡姶拍軌蛴绊懻麄€(gè)計(jì)算機(jī)的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動(dòng)。

即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時(shí)間內(nèi)電子檔案無(wú)法完全取代我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來(lái)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。

所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢(shì)和電子檔案所具有的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，即可以在管理過(guò)程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價(jià)值。這在整個(gè)檔案文件的管理過(guò)程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。

二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用

現(xiàn)階段我國(guó)許多省市自治區(qū)已經(jīng)開(kāi)始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺(tái)了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺(tái)。正是這些標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來(lái)滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無(wú)論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對(duì)這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會(huì)要求，才能更好地展開(kāi)檔案管理的具體工作。

學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時(shí)，需要做好這樣幾個(gè)方面的工作：

（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性

根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實(shí)際要求，不斷的補(bǔ)充完善整個(gè)學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動(dòng)性，不定期地請(qǐng)他們結(jié)合實(shí)際對(duì)完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。

以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書(shū)存根；高考成績(jī)單等。隨著時(shí)間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表。而又根據(jù)社會(huì)發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表、高中畢業(yè)證書(shū)存根、考生報(bào)名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時(shí)，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。

（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量

紙質(zhì)材料由原先定時(shí)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時(shí)歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號(hào)，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有機(jī)對(duì)應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時(shí)匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書(shū)檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢(shì)，有利于檔案查閱利用。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效

較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，普高學(xué)籍檔案雙套制管理的專業(yè)性更強(qiáng)，提升普高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)十分重要。首先，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，打破傳統(tǒng)的工作思維定勢(shì)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極適應(yīng)學(xué)籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應(yīng)努力改善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)學(xué)習(xí)與信息自動(dòng)化管理相關(guān)的基本知識(shí)，著重掌握電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)等技能。再次，檔案管理人員應(yīng)充分了解電子檔案管理的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)隱患，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家、省、市及本校應(yīng)對(duì)電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案安全。

篇5

一、電子檔案構(gòu)建便于掌控和管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于整理和統(tǒng)一管理，企業(yè)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式具有滯后性，不利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)的發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理電子信息化，勞動(dòng)保障電子檔案管理主要就是通過(guò)計(jì)算機(jī)這個(gè)載體進(jìn)行操作和管理的，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是換一種管理的方式，從根本上說(shuō)是將傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行電子信息化。電子檔案管理可以將圖紙、資料等有效地進(jìn)行統(tǒng)一管理，利用電子設(shè)備建立統(tǒng)一的電子管理和檢測(cè)系統(tǒng)，設(shè)立統(tǒng)一的處理系統(tǒng)，對(duì)所有的檔案進(jìn)行審核，按照一定的要求統(tǒng)一收集，這一系列的管理工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)電子信息進(jìn)行操作的，這樣每個(gè)部門的檔案既具有獨(dú)立性又具有統(tǒng)一的性質(zhì)，整個(gè)勞動(dòng)企業(yè)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒?，電子信息化檔案管理是時(shí)展的大勢(shì)所趨，是提高檔案管理工作效率的必要性。

二、電子檔案便于拷貝，有利于擴(kuò)大社會(huì)影響

網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，為人們進(jìn)行傳播信息提供了更多的便捷，方便人們消息和獲得信息，從而能夠更好地豐富企業(yè)和人們的信息資源，而檔案又是企業(yè)信息資源重要的組成部分，在當(dāng)今對(duì)外開(kāi)放的社會(huì)，檔案信息是對(duì)外交流的重要工具之一，傳統(tǒng)檔案管理方式不利于信息的傳播和利用，想要更好地發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)共享作用，就要構(gòu)建電子檔案管理體系，電子檔案管理的主要渠道和載體就是計(jì)算機(jī)，那么通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作就可以直接復(fù)制或拷貝，然后進(jìn)行編輯和創(chuàng)新，將有關(guān)的檔案類信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行和宣傳，這樣不僅有利于豐富網(wǎng)絡(luò)資源，還可以擴(kuò)大勞動(dòng)保障電子信息的社會(huì)影響，也可以通過(guò)電子檔案信息加強(qiáng)勞動(dòng)保障企業(yè)與外界的溝通與交流，互通有無(wú)，吸取外部經(jīng)驗(yàn)和資源，不斷地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

三、電子檔案管理促進(jìn)檔案信息與最新技術(shù)接軌

電子檔案管理采取的管理技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)，目前我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，勞動(dòng)保障檔案管理實(shí)施電子管理正是時(shí)展的產(chǎn)物，改變了傳統(tǒng)的管理方式，改變了人們的工作形式，同時(shí)對(duì)人們檔案管理工作的能力提出了更高的要求，通常具有的管理能力是不夠的，要理解和掌握電子信息化管理的專業(yè)知識(shí)和操作技能，這就說(shuō)明當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才的要求已經(jīng)不局限于本專業(yè)了，要求當(dāng)代大學(xué)生人才要綜合發(fā)展，提高自身的綜合能力，尤其是時(shí)展的新技術(shù)的操作能力，這樣才能更好的促進(jìn)電子檔案管理信息與社會(huì)發(fā)展最新技術(shù)接軌，進(jìn)一步提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，不斷地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。

四、小結(jié)

篇6

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

一、探究檔案管理的現(xiàn)狀

（一）方式較為傳統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢(shì)，其不注重信息之間的交流與共享，各個(gè)部門之間對(duì)于檔案管理方式以及經(jīng)驗(yàn)較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對(duì)信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。

（二）技術(shù)落后，各個(gè)部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術(shù)先進(jìn)，可憑借此優(yōu)勢(shì)直接與社會(huì)企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機(jī)制，及時(shí)完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術(shù)支持的少數(shù)企業(yè)卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)此種局面，由此可見(jiàn)，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進(jìn)的技術(shù)支持與資金投入，加強(qiáng)企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗(yàn)等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個(gè)企業(yè)的電子檔案管理水平。

（三）分離管理，違背社會(huì)需求目標(biāo)：據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工出國(guó)進(jìn)行深造、評(píng)職稱、被舉薦等，各個(gè)方面，都需要其所在企業(yè)出具相應(yīng)的檔案資料進(jìn)證明，保證其所說(shuō)完全屬實(shí)。但企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，信息資源的浪費(fèi)，管理較為分散，各個(gè)部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時(shí)填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會(huì)需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實(shí)以及對(duì)其價(jià)值進(jìn)行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用。

二、利用信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平

（一）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，推動(dòng)電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個(gè)企業(yè)之間的檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會(huì)化，為眾多員工以及領(lǐng)導(dǎo)今后的發(fā)展提供及時(shí)、有效的檔案支持。對(duì)此，需要相關(guān)部門的大力支持，憑借其權(quán)力親自指定某一機(jī)構(gòu)為檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的檔案管理政策、及時(shí)調(diào)配信息資源、調(diào)控各個(gè)企業(yè)之間的關(guān)系等，當(dāng)然，這需要各個(gè)企業(yè)的主動(dòng)參與，由其組建檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)會(huì)議的召開(kāi)工作，從而逐步調(diào)動(dòng)其他企業(yè)對(duì)此的重視，主動(dòng)參與檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)的組建活動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準(zhǔn)備工作。

篇7

一、傳統(tǒng)檔案管理方法的缺陷分析

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時(shí)，無(wú)法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價(jià)值不能充分地發(fā)揮。同時(shí)，在檔案借閱利用過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問(wèn)題，給檔案的管理工作帶來(lái)了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問(wèn)題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時(shí)，檔案在傳送與借閱的過(guò)程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價(jià)值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對(duì)其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無(wú)論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時(shí)間與空間限制，實(shí)效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時(shí)，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過(guò)程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開(kāi)展。

二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析

在信息時(shí)代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢(shì)發(fā)展，使檔案管理工作有效開(kāi)展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無(wú)紙化檔案管理方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過(guò)館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時(shí)，將檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢(shì)，在檔案管理中，可結(jié)合實(shí)際加以推廣運(yùn)用。

（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過(guò)現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計(jì)算機(jī)等）的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式。現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)空限制，可有效提高檔案資料利用的實(shí)效性，同時(shí)還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫(kù)容壓力。尤其是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問(wèn)題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長(zhǎng)期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開(kāi)展。

（四）實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開(kāi)展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來(lái)的語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識(shí)提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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篇8

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)管理

對(duì)醫(yī)護(hù)人員以及病人的檔案進(jìn)行有效的管理在當(dāng)前的醫(yī)療體系中具有重要的意義。新時(shí)期發(fā)展的階段，我國(guó)的檔案管理事業(yè)始終在不斷前進(jìn)著，并且隨著檔案管理手段的豐富，檔案管理的成果也更為顯著。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的檔案管理是十分必要的舉措，不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的有效利用，同時(shí)也是保障病人隱私不被泄露的重要手段。本文中，將對(duì)檔案管理這一工作進(jìn)行具體的分析，在此基礎(chǔ)上討論如何對(duì)檔案進(jìn)行更加有效的管理，為我國(guó)今后醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 醫(yī)院檔案管理工作概述

1.1 醫(yī)院檔案管理的重要意義

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案在管理的過(guò)程中已經(jīng)發(fā)生了顯著的變化。對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理本身就是保護(hù)隱私的行為，在醫(yī)院的檔案管理中更是如此。醫(yī)院每天的人流量大，如果安全性不能得到有效的保障，就會(huì)造成病人的隱私遭到泄露，影響到病人的心理情緒。同時(shí)，出于一名醫(yī)生的職業(yè)操守，也應(yīng)該對(duì)病人的隱私進(jìn)行有效的管理，這樣才能促進(jìn)我國(guó)的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)的更加完善，但是由于當(dāng)前檔案管理的難度系數(shù)受到患者數(shù)量的影響，因此急需找到有效的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。

1.2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理面臨的主要問(wèn)題

醫(yī)院以傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，其中不乏存在一些不足之處，時(shí)代在發(fā)展，因此對(duì)于不能適應(yīng)時(shí)展需要的檔案管理方式需要進(jìn)行更加完善的改進(jìn)。受到外界因素的影響，人們對(duì)于自身的身體情況愈發(fā)重視，因此前往醫(yī)院就診的患者越來(lái)越多，醫(yī)院的治療是體現(xiàn)醫(yī)院水平的重要因素，但是同樣也不能忽視對(duì)檔案的有效管理，通常情況下，醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要采用的方式過(guò)于傳統(tǒng)，并且在檔案管理上需要一段較長(zhǎng)的時(shí)間，隨著醫(yī)院患者數(shù)量的越來(lái)越多，醫(yī)院的后期檔案管理也是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)，一些醫(yī)院的管理方式落后，同時(shí)檔案管理的相關(guān)工作人員配備不足，這樣就不能有效的對(duì)患者信息進(jìn)行管理，還有一些醫(yī)院根本沒(méi)有重視有關(guān)患者檔案的管理問(wèn)題，這樣在查找患者信息時(shí)就會(huì)造成更多不必要的麻煩，進(jìn)而影響到醫(yī)院整體水平的提高。針對(duì)這一情況，有必要及時(shí)的開(kāi)展系統(tǒng)并且規(guī)范化的檔案管理，從資料整合出發(fā)，將患者的信息隱私進(jìn)行統(tǒng)一歸類整理，并且保證其安全性。這就需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。

2 新時(shí)期下的醫(yī)院檔案管理

2.1 新時(shí)期下的檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理方式過(guò)于單一，造成管理難度大的問(wèn)題。在過(guò)去的檔案管理中，計(jì)算機(jī)并不是十分流行，因此主要采用紙質(zhì)檔案的管理方式，紙質(zhì)檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發(fā)生火災(zāi)等險(xiǎn)情，這些檔案就會(huì)不復(fù)存在。并且長(zhǎng)時(shí)間的保管中，還會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展具有重要的實(shí)踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，并且還能夠?yàn)獒t(yī)院節(jié)省出大量的空間，無(wú)論病人多少，只要將信息資料輸入進(jìn)電腦之中，就能實(shí)現(xiàn)管理的目的。這樣一來(lái)，醫(yī)院的檔案就能得到更加有效的保護(hù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)確實(shí)為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過(guò)程中，醫(yī)生會(huì)將藥方輸入進(jìn)電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實(shí)現(xiàn)了信息一體化的進(jìn)程，同時(shí)也大大提升了工作效率，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供了重要的保障。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。很多大型醫(yī)院的因?yàn)槿肆髁看?，工作人員多，所以無(wú)限制的訪問(wèn)權(quán)利只會(huì)讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問(wèn)權(quán)利。一般而言，只有主治醫(yī)生及醫(yī)院管理階層的人有訪問(wèn)權(quán)限。這樣訪問(wèn)的范圍就控制在了較小的范圍內(nèi)，保證了檔案的安全性。

第二，專業(yè)管理人員。雖然減去了紙質(zhì)檔案的很多麻煩問(wèn)題，但是電子檔案管理依然需要專業(yè)人員的及時(shí)管理和維護(hù)。一般而言，除了每天及時(shí)入檔以外，管理人員還要及時(shí)清理已經(jīng)超過(guò)保管日期的檔案，對(duì)電腦進(jìn)行及時(shí)的保養(yǎng)維護(hù)，防止因?yàn)橄到y(tǒng)崩盤而使檔案丟失的情況發(fā)生。當(dāng)然面對(duì)系統(tǒng)崩盤這樣的未知因素，管理人員也要及時(shí)做好備份工作，保證及時(shí)系統(tǒng)癱瘓，患者信息仍然能夠及時(shí)調(diào)出。

第三，技術(shù)維護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，越來(lái)越多的地方開(kāi)始普及計(jì)算機(jī)，實(shí)行電子管理。但是同時(shí)隨之而來(lái)的是黑客技術(shù)的不斷進(jìn)步。很多著名的醫(yī)院，他們經(jīng)常會(huì)接待一些重要的人物，這些人在社會(huì)上有重要的地位，同時(shí)他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發(fā)生，醫(yī)院要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，定期對(duì)電腦進(jìn)行清理和檢查，防止黑客入侵導(dǎo)致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問(wèn)題和要求

雖然計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大的方便了醫(yī)院檔案的管理，但是在管理技術(shù)上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，加強(qiáng)安全性能管理是現(xiàn)代電子化管理的一大要求。醫(yī)院在這一方面的發(fā)展也是不容忽視的。只有重視計(jì)算機(jī)發(fā)展問(wèn)題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作，確?；颊叩碾[私安全。同時(shí)檔案管理的好壞也影響著一個(gè)醫(yī)院的聲譽(yù)和口碑，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)有著至關(guān)重要的作用。

3 新時(shí)期下的檔案管理發(fā)展的未來(lái)

新時(shí)期的檔案管理是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用管理，是電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化的管理。同時(shí)也是不斷面臨挑戰(zhàn)的管理。檔案管理也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，保證管理技術(shù)的及時(shí)更新發(fā)展，最新技術(shù)的及時(shí)接收學(xué)習(xí)，這樣發(fā)展的檔案管理的未來(lái)才是更加優(yōu)越的管理技術(shù)和管理方式。新時(shí)期的檔案管理的發(fā)展未來(lái)是值得期待的，也是難以預(yù)測(cè)的。只有不斷地用創(chuàng)新的思想觀念不斷地學(xué)習(xí)和發(fā)展電子化管理技術(shù)，檔案管理的安全性才會(huì)更好的得到保障。

結(jié)束語(yǔ)

相信通過(guò)本文的論述，人們已經(jīng)對(duì)檔案管理的重要性具有更加深刻的認(rèn)識(shí)，在今后的發(fā)展中，檔案管理會(huì)朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這一變化會(huì)集中體現(xiàn)在管理手段的自動(dòng)化以及智能化，管理方式的多樣化上，相信在新時(shí)期的影響下，我國(guó)各大醫(yī)院檔案的管理工作會(huì)做得越來(lái)越好。

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