時(shí)間：2023-05-16 10:16:36
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的分類方法，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1信息挖掘技術(shù)
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過程，簡(jiǎn)單來說就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法
二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。
1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。
2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測(cè)試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測(cè)試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。
3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質(zhì)量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。
4結(jié)語
綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。
作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗(yàn)中心
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對(duì)無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用
五是實(shí)施電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校在案管理中，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
二結(jié)束語
[關(guān)鍵詞]知識(shí)經(jīng)濟(jì)；企業(yè)；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-02
國家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健發(fā)展、社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，均離不開企業(yè)的規(guī)范化、有序化發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)水平。但是，現(xiàn)如今企業(yè)在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，本文分析知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。
1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)特征
首先，知識(shí)具有必要性，它在企業(yè)運(yùn)行管理中占有重要地位，尤其是在生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系兩方面。其次，知識(shí)具有豐富性、全球性以及先進(jìn)性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后時(shí)期，知識(shí)具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，知識(shí)逐漸打破了空間和時(shí)間的限制，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，知識(shí)逐漸融合在一起，它的應(yīng)用價(jià)值被充分實(shí)現(xiàn)。在社會(huì)發(fā)展的傳統(tǒng)階段，知識(shí)形式單一，主要以書本、報(bào)刊以及文稿等形式呈現(xiàn)，現(xiàn)如今，知識(shí)形式越來越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語音、光碟以及圖像等形式呈現(xiàn)。再次，知識(shí)具有網(wǎng)絡(luò)性。知識(shí)的處理方式、處理手段以及知識(shí)傳播方式等均能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，以往知識(shí)傳播主要通過廣播或者電視等單一設(shè)備，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的社會(huì)化、家庭化和工作化，人們身邊隨時(shí)發(fā)生著各種知識(shí)傳播的現(xiàn)象。然后，知識(shí)具有管理性。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，離不開知識(shí)的有效運(yùn)用，因此，知識(shí)運(yùn)用的過程即知識(shí)管理的過程。最后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)化的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新型知識(shí)的保護(hù)，利用知識(shí)可以促進(jìn)企業(yè)效益化發(fā)展。
2 企業(yè)在檔案管理中常見的問題
2.1 傳統(tǒng)管理問題
傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對(duì)象主要有事件、書報(bào)、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質(zhì)記錄、分類存儲(chǔ)于檔案管理室。傳統(tǒng)階段的檔案管理受限于技術(shù)手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點(diǎn)。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數(shù)較少。傳統(tǒng)檔案管理在歷史記載方面發(fā)揮著重要作用，后人可以此為依據(jù)滿足工作需要。傳統(tǒng)管理的具體問題表現(xiàn)為：工作內(nèi)容較復(fù)雜，且耗時(shí)。在發(fā)展規(guī)模較大的企業(yè)中，由于企業(yè)檔案資源較多、涉及內(nèi)容較廣，對(duì)這類檔案資源進(jìn)行收集、整理時(shí)，需要專業(yè)人員進(jìn)行督促、監(jiān)督以及編輯整理，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理的難度也會(huì)隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。
2.2 信息時(shí)代管理問題
2.2.1 分類方法傳統(tǒng)
企業(yè)針對(duì)檔案開展管理工作時(shí)，經(jīng)常沿用傳統(tǒng)的分類方法，且分類創(chuàng)新方法較少，分類管理規(guī)則形式化，這與企業(yè)的實(shí)際工作相脫離，當(dāng)員工對(duì)檔案進(jìn)行目標(biāo)搜索時(shí)，由于搜索難度較大，目標(biāo)檔案搜索經(jīng)常以失敗告終，即使搜索成功，也會(huì)花費(fèi)大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案查找，會(huì)大大增加查找難度，會(huì)使檔案搜集者失去查找信心。
2.2.2 網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)較弱
雖然現(xiàn)今處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者經(jīng)常弱化網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)，當(dāng)人們搜集檔案、獲取檔案信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)便捷化優(yōu)勢(shì)未能充分彰顯，而管理者主要發(fā)揮了人工優(yōu)勢(shì)。
2.2.3 管理耗時(shí)、耗力
管理耗時(shí)、耗力與傳統(tǒng)檔案管理具有相同性，企業(yè)檔案管理者對(duì)信息的獲取能力、計(jì)算機(jī)操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力資源。
2.2.4 資料分類模糊
社會(huì)是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，知識(shí)類檔案是要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識(shí)經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)后，會(huì)再次優(yōu)化、完善，這時(shí)就要及時(shí)進(jìn)行修正、保存，然而部分企業(yè)在管理檔案時(shí)存在分類模糊、不及時(shí)的問題。
3 檔案管理與知識(shí)資源管理間的關(guān)系
知識(shí)資源管理，指的是企業(yè)利用特定方式，管理知識(shí)從產(chǎn)生、發(fā)展、傳遞到實(shí)踐應(yīng)用的過程，這不僅能豐富員工的知識(shí)量、開闊知識(shí)視野，還能提高員工的工作水平，優(yōu)化企業(yè)的工作質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以企業(yè)知識(shí)為主要來源，因此，提高對(duì)知識(shí)管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識(shí)的同時(shí)，還要提高相應(yīng)的管理能力，只有這樣，才能促進(jìn)管理工作高效進(jìn)行，才能充分展現(xiàn)企業(yè)的文化理念，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。
3.1 企業(yè)管理核心正向知識(shí)資源管理轉(zhuǎn)變
企業(yè)知識(shí)具有兩種類型，第一種是顯性知識(shí)，第二種是隱性知識(shí)。其中，第一種是指已經(jīng)保存下來，具有可觀、可讀、可聽等特點(diǎn)的知識(shí)；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數(shù)據(jù)中以及行為中表現(xiàn)的知識(shí)。知識(shí)資源主要傾向于顯性知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理也就是對(duì)顯性知識(shí)的管理。需要注意的是，由于隱性知識(shí)為顯性知識(shí)提供來源，因此，知識(shí)資源管理是企業(yè)知識(shí)管理的重點(diǎn)和核心。由于知識(shí)資源是支撐企業(yè)發(fā)展的重要保障，且它作為企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，具有較高的資產(chǎn)價(jià)值，因此，管理知識(shí)資源即是管理知識(shí)資產(chǎn)。
3.2 尊重資源管理的基本規(guī)律
知識(shí)管理規(guī)律指的是，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)動(dòng)態(tài)變化的規(guī)律。知識(shí)管理具有明顯的特征，一是員工是知識(shí)的產(chǎn)生者。二是知識(shí)在企業(yè)環(huán)境中具有共享性。三是知識(shí)規(guī)范化后，能夠得到員工的全面認(rèn)可和支持。四是知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作，是知識(shí)資源目標(biāo)化的充分體現(xiàn)。五是知識(shí)創(chuàng)新，即對(duì)企業(yè)集體全面創(chuàng)新，它能改工作模式以及工作方法，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入新的發(fā)展階段。
3.3 現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡
檔案資源屬于顯性知識(shí)，且該知識(shí)資源已經(jīng)經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理。因此，強(qiáng)化、管理檔案知識(shí)這一知識(shí)資源時(shí)，理應(yīng)從知識(shí)資源管理的角度入手，以實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡。
3.4 現(xiàn)實(shí)需要
知識(shí)資源管理后，企業(yè)檔案知識(shí)會(huì)利用知識(shí)資源管理規(guī)律進(jìn)行管理，從而能夠有效避免信息時(shí)代檔案管理中存在的問題。首先，企業(yè)內(nèi)部員工積極參與，形成規(guī)范的知識(shí)資源優(yōu)化處理，將過去管理者一人管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳斯芾怼Ｆ浯?，知識(shí)資源參與實(shí)際分類工作和應(yīng)用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應(yīng)用不及時(shí)等問題。最后，應(yīng)用了正確、規(guī)范的知識(shí)管理方法開展檔案知識(shí)管理工作，從而減少了錯(cuò)誤方式的應(yīng)用。
3.5 實(shí)施性較強(qiáng)
檔案知識(shí)是經(jīng)過規(guī)范化處理的知識(shí)資源，它能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的應(yīng)用和創(chuàng)新，同時(shí)，這與檔案知識(shí)管理規(guī)律相符，因此，具有一定的發(fā)展生命力。
3.6 為企業(yè)提供價(jià)值
傳統(tǒng)檔案管理的最大價(jià)值在于歷史記載性，信息時(shí)代檔案管理的最大價(jià)值在于歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化。企業(yè)檔案管理的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，提高企業(yè)發(fā)展的利潤(rùn)空間。傳統(tǒng)的檔案管理受技術(shù)條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴(yán)重，在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理實(shí)質(zhì)的發(fā)揮，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的及時(shí)實(shí)現(xiàn)。
4 結(jié) 語
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源管理，有利于促進(jìn)企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營管理結(jié)構(gòu)，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)員工參與檔案管理的責(zé)任感。知識(shí)資源管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)，它不僅能增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，還能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展，同時(shí)，還能加快我國建設(shè)和諧社會(huì)的進(jìn)程。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析
中圖分類號(hào)：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統(tǒng)計(jì)原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對(duì)其提供有效管理以及各項(xiàng)服務(wù)的總稱，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對(duì)建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個(gè)部分進(jìn)行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時(shí)都會(huì)參考相關(guān)檔案，檔案能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會(huì)給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對(duì)建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊(duì)的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對(duì)公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對(duì)公司發(fā)展具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，這也對(duì)檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競(jìng)爭(zhēng)力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個(gè)更高的平臺(tái)。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。
二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時(shí)的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個(gè)非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個(gè)問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時(shí)代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時(shí)代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，一定會(huì)逐漸失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，被時(shí)代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對(duì)檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個(gè)重要的位置，人為檔案的管理只是一項(xiàng)微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎(jiǎng)懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下
檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識(shí)，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對(duì)整個(gè)公司的發(fā)展都會(huì)造成不良影響。
三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制
公司應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起重視，意識(shí)到檔案對(duì)公司發(fā)展的重要作用。另外，針對(duì)檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要?？茖W(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可以帶動(dòng)員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個(gè)公司如果沒有科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，那么整個(gè)公司的管理工作都會(huì)亂套。另外，科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度可一維護(hù)公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個(gè)人，不會(huì)出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對(duì)員工起到威懾作用，讓員工對(duì)自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對(duì)本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí)。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動(dòng)性
為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時(shí)應(yīng)該在對(duì)檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個(gè)問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對(duì)公司來說就是一堆廢紙。實(shí)際上，檔案的使用價(jià)值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時(shí)，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。
（三） 以績(jī)效管理促檔案管理
績(jī)效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績(jī)效管理制度，對(duì)員工工作績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績(jī)效評(píng)估工作更具透明化、公正化，績(jī)效管理者應(yīng)對(duì)績(jī)效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時(shí)效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時(shí)做出調(diào)整，同時(shí)針對(duì)不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對(duì)員工工作進(jìn)行有效反饋?？?jī)效管理的一項(xiàng)重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報(bào)表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績(jī)效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績(jī)效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績(jī)效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績(jī)效管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)績(jī)效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對(duì)多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，從而確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命。
四. 結(jié)束語
檔案管理對(duì)于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。
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一、加強(qiáng)并創(chuàng)新檔案管理意識(shí)
不少企業(yè)或者組織對(duì)于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記保存而已，對(duì)于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時(shí)還要分配人事檔案管理人員，對(duì)于組織來說無非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識(shí)。
首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對(duì)人事檔案管理樹立重視意識(shí)。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。對(duì)于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識(shí)，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機(jī)制
人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時(shí)間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個(gè)主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個(gè)主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)每個(gè)步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對(duì)人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個(gè)科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時(shí)，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時(shí)的便捷性。
三、創(chuàng)新人事檔案管理方法
1 環(huán)保檔案的內(nèi)容以及檔案管理的重要性
1.1 環(huán)保檔案的內(nèi)容
環(huán)保檔案是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護(hù)工作中直接形成的、對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。
1.2 環(huán)保檔案管理的重要性
環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護(hù)工作開展時(shí)，對(duì)環(huán)境保護(hù)工作過程形成的文件資料進(jìn)行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對(duì)象是環(huán)境保護(hù)文件資料，是環(huán)境保護(hù)工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護(hù)工作過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進(jìn)行管理和保存，是有價(jià)值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護(hù)工作者進(jìn)行環(huán)境保護(hù)目標(biāo)控制的客?^依據(jù)。另一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以提高環(huán)境保護(hù)工作效率。環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫。當(dāng)工作需要時(shí)，可以有針對(duì)性地及時(shí)提供完整資料，迅速解決工作中的問題。
2 環(huán)保檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理工作不充分
目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場(chǎng)地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進(jìn)而使得檔案資料分散，信息不全。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)偏低
配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當(dāng)前信息化時(shí)代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，還必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)管理環(huán)保檔案，這給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[2]。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善
環(huán)保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復(fù)雜等特點(diǎn)，信息管理難度大，因而對(duì)信息進(jìn)行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。
3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對(duì)策
3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)
首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識(shí)，要為實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經(jīng)費(fèi)，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)，克服傳統(tǒng)保守的習(xí)慣，破除應(yīng)用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強(qiáng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行革新和完善。
3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，是新形勢(shì)下檔案工作進(jìn)展的必定走勢(shì)和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實(shí)施，必將給檔案工作帶來長(zhǎng)足的進(jìn)展和巨大的變革，因此，要加速標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，積極組織貫徹實(shí)施。國家環(huán)境保護(hù)總局制定頒發(fā)的《中國環(huán)境保護(hù)檔案分類規(guī)范》、《中國檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》為加強(qiáng)我國環(huán)境保護(hù)檔案工作、科學(xué)地管理環(huán)境保護(hù)檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護(hù)檔案分類檢索、實(shí)現(xiàn)環(huán)境保護(hù)檔案的分類檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！吨袊鴻n案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機(jī)信息管理分類標(biāo)識(shí)，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點(diǎn)[2]。運(yùn)用《環(huán)保檔案分類表》（簡(jiǎn)稱）分類類目標(biāo)識(shí)，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標(biāo)識(shí)所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機(jī)聯(lián)系，便于微機(jī)信息管理。
3.3 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
現(xiàn)在社會(huì)上普遍缺乏復(fù)合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機(jī)技術(shù)又有檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，例如有的單位雖配備了微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，由于缺少專業(yè)人員，結(jié)果微機(jī)僅起到條目輸入、統(tǒng)計(jì)等簡(jiǎn)單功能，極個(gè)別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化中應(yīng)有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實(shí)現(xiàn)，這是前提條件。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作人員提出了更高更嚴(yán)的要求，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好 3 個(gè)方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要求對(duì)環(huán)?？萍贾R(shí)和科技檔案管理知識(shí)的掌握，沒有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識(shí)，環(huán)保科技文獻(xiàn)編撰難以開展；二是掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這是由當(dāng)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學(xué)科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實(shí)決定的；三是掌握計(jì)算機(jī)、微縮、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進(jìn)行熟練的操作。
3.4 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)
一是加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。現(xiàn)代化設(shè)備的購置是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在環(huán)保科技檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)中，需不斷加大檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。二是選擇比較好的科技檔案管理系統(tǒng)，提高使用效率。全國己開發(fā)了幾十種類型、各個(gè)層次的科技檔案管理實(shí)用系統(tǒng)軟件，由于開發(fā)歷史相對(duì)較短，缺乏統(tǒng)一管理，在設(shè)計(jì)方面有著諸多不足。如設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范及設(shè)計(jì)語言不相同，造成軟件開發(fā)出來之后兼容性差，難以實(shí)現(xiàn)各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計(jì)算機(jī)管理軟件低水平重復(fù)開發(fā)，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財(cái)、物的大量浪費(fèi)，沒有一家能形成規(guī)模打開市場(chǎng)，行銷各地。因此，選擇使用相對(duì)較先進(jìn)，適合自身使用的軟件至為關(guān)鍵。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志,建立能夠進(jìn)行相關(guān)的存儲(chǔ)處理,檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻(xiàn)信息,能夠?qū)n案保護(hù)與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時(shí),為達(dá)到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會(huì)資源的目的,各級(jí)檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備,尤其在針對(duì)檔案管理升級(jí)工作中,各級(jí)檔案管理單位都配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入,在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實(shí)際情況,為檔案信息管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。
1 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)
現(xiàn)代檔案管理,應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí):檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò),這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確,就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ),應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施,才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達(dá)到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
(1)對(duì)于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理;(2)對(duì)于不同形式的的文字以及音像材料,應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來具體分類,針對(duì)不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔;(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容,制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn),便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。
2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才
科技以人為本,時(shí)代的振興和社會(huì)的進(jìn)步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識(shí),僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡(jiǎn)單的重復(fù)操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無策。因此,如何做好新時(shí)期檔案管理工作人才,各級(jí)檔案管理單位必須面對(duì)的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí),能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對(duì)相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點(diǎn):(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn),通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn),要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還培養(yǎng)其開拓進(jìn)取的意識(shí),掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)水平和操作技能,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。
3 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
總的來說,實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作,學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實(shí)踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系,提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí),改變只提供上門查閱的被動(dòng)服務(wù)方式;(5)及時(shí)總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律,找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會(huì)服務(wù)的新途徑。
4 制定檔案管理一體化體系
由于歷史原因,過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi),檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài),所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經(jīng)驗(yàn),集合自身特點(diǎn)總結(jié)出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點(diǎn),保護(hù)檔案文件之間聯(lián)系,便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢(shì),但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù),這種固有的方法和要求就過于繁雜,應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進(jìn)行取代,其主要內(nèi)容就是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成這方面的工作。而且,由于文書和檔案是由不同的獨(dú)立部門分別管理,導(dǎo)致檔案部門不能及時(shí)的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案,不能及時(shí)投入開發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系,就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有機(jī)地聯(lián)系,依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進(jìn)行處理,制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時(shí)效,利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù),提高立卷方法改革的可行性。同時(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案文件,既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達(dá)到查閱時(shí)不需要調(diào)動(dòng)原件,不需要進(jìn)入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點(diǎn):(1)利用計(jì)算機(jī)加工已形成的各種文獻(xiàn),建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?實(shí)現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便;(2)利用現(xiàn)有的辦公條件,發(fā)展檔案管理的對(duì)象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展;(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時(shí),也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集,實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案共管,將工作重點(diǎn)逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲(chǔ)存和開發(fā)上。
