時間：2023-05-26 08:53:20
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浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711
[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計算機管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對促進醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導。
[
關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋
檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計算機技術(shù)、云存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的。
檔案現(xiàn)代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發(fā)和利用率。
信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略
（一）電子策略運用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開發(fā)出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。
2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計算機工具實現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，然后再實現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設(shè)的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應(yīng)用到各個領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長久保存問題。
（二）管理環(huán)境構(gòu)建
1.更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化?？茖W理念意識對于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實的指導意義。面對新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學習，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計算機技術(shù)應(yīng)用水平，實現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應(yīng)該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強軟、硬件建設(shè)，促進管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開展，在推進現(xiàn)代化檔案管理時，先進的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務(wù)器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標準和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號等項目也都要求統(tǒng)一標準，并設(shè)置密碼，安全存放?，F(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規(guī)則。
2.加強安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用?，F(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢，但同時，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕栴}，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。
三、結(jié)論
目前，社會各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開拓多種渠道，開發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進程。
參考文獻
[1]許美村.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀研究[J].科技創(chuàng)新導報，2015(17).
[2]曾永輝.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當代醫(yī)藥，2013(11).
關(guān)鍵詞：科技檔案；價值；管理
科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件，它蘊藏著科研人員的勞動成果和實踐經(jīng)驗，是人類的寶貴財富。什么是科技檔案價值？如何衡量？怎樣實現(xiàn)？以下從科技檔案的價值研究、科技檔案管理隊伍建設(shè)兩方面做一綜述。
1 科技檔案價值研究
1.1 科技檔案價值概念和價值觀
科技檔案價值概念是科技檔案價值理論的元概念，是構(gòu)建科技檔案價值理論體系的基石。對科技檔案價值概念理解和認識不同，從而導致科技檔案價值觀的不同。
我國檔案界根據(jù)研究目的和角度的不同，對檔案價值概念大致有三種觀點：
一是傳統(tǒng)的檔案價值觀。這種觀點認為，“在檔案學和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值，指的是檔案的“利用價值”。這種檔案價值觀，主要是從檔案的屬性以及從鑒定工作的角度認識檔案價值。
二是從價值哲學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值是檔案與主體對它的需要之間的一種特定關(guān)系。是指檔案的存在、屬性及其變化是否滿足主體生存和發(fā)展的需要以及滿足的程度。這種觀點可稱為主體價值觀，從哲學角度使檔案價值的研究更具一般性，對檔案價值鑒定工作也有指導意義。
三是從經(jīng)濟學角度來研究檔案價值。這種觀點認為，檔案價值就是凝結(jié)在檔案中的人類勞動、是無差別的人類勞動的“結(jié)晶”，為檔案價值的實體。它反映的不是檔案的屬性與人類利用需求的關(guān)系，而是檔案價值的創(chuàng)造者和利用者之間的一種社會的、歷史的“交互關(guān)系”。從商品價值角度研究檔案價值是一種新的視角，為檔案信息交流，特別是科技檔案信息的交流、商品化等提供了一定的理論依據(jù)和實踐依據(jù)。但是，它無法全面、本質(zhì)地反映檔案價值這一概念的內(nèi)涵，對檔案價值鑒定工作也沒有直接的指導意義，因為檔案價值鑒定時并不是以檔案商品價值的大小為依據(jù)的。
科技檔案價值概念上的不同認識，說明了科技檔案價值內(nèi)涵的豐富性和結(jié)構(gòu)層次的多維性。孤立地將科技檔案價值看作只是某一種價值形態(tài)，是不可取的。而三種不同的科技檔案價值觀實質(zhì)上是構(gòu)成了科技檔案價值體系的不同層次或側(cè)面，相互之間并非完全排斥，經(jīng)過調(diào)整、補充可以組成完整、豐富的科技檔案價值體系，科技檔案價值研究應(yīng)走向?qū)萍紮n案價值體系的研究。
1.2科技檔案價值因素和價值量化
科技檔案的價值量與科技檔案價值因素是緊密相聯(lián)的。一般認為，科技檔案的價值量是由幾種重要的相關(guān)的價值因素規(guī)定或制約的。對科技檔案價值進行量化計算，使鑒定工作實現(xiàn)定量化，雖然實踐中還缺少普遍運用和檢驗，但其探索方向是可取的，其中比較突出的是模糊綜合評判方法。這種方法具有以下四個特點：一是以價值因素為基礎(chǔ)。科技檔案價值的綜合評判，離不開對科技檔案價值因素的具體分析，價值因素是綜合評判的依據(jù)和基礎(chǔ)。鑒定工作不僅要分析和確定影響科技檔案價值量大小的價值因素，而且要把它們在構(gòu)成科技檔案價值中的重要程度進行量化，即確定不同價值因素的權(quán)重，從而設(shè)立評判因素集。二是經(jīng)驗和判斷仍具有重要作用。模糊綜合評判法，沒有也不可能完全脫離實踐經(jīng)驗和在此基礎(chǔ)上的分析判斷，定量計算必須建立在定性研究的基礎(chǔ)之上。三是全方位、多層次的立體考察，提高鑒定的準確性。四是可以而且必須運用現(xiàn)代技術(shù)手段。模糊綜合評判法較復雜，單憑人力手工計算有很大局限，必須借助計算機進行工作，才能提高其適用性。
1.3 關(guān)于科技檔案價值與其商品化
科技檔案商品化的理論前提，就是經(jīng)濟學意義上的科技檔案商品價值觀。關(guān)于科技檔案能否成為商品存在著三種認識：一是科技檔案具有商品性或商品價值，可以成為商品；二是科技檔案復制品可以成為商品；三是科技檔案不能成為商品。
科技檔案商品化問題實質(zhì)上是科技檔案中所記載和反映的科學技術(shù)商品化。應(yīng)該承認，在科技檔案商品化研討中，一開始就走進一個誤區(qū)。即“科技檔案商品化”概念提法不夠嚴密。沒有準確地把握事物的本質(zhì)，忽略了科技檔案實體和信息的不同及其可分離性。那些認為科技檔案可以成為商品的學者，在強調(diào)科技檔案信息是商品的同時，忽視了科技檔案實體對形成者作為歷史記錄物的價值，科技檔案仍應(yīng)由形成者保存；那些認為科技檔案不能成為商品的學者，在強調(diào)科技檔案是形成者應(yīng)保存的歷史記錄物的同時，卻忽視了科技檔案信息的商品屬性。因此，對這一概念的準確提法應(yīng)為“科技檔案信息商品化”，也就是說，上述第二種觀點是比較恰當?shù)?。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，技術(shù)市場日益成熟和發(fā)展，為科技檔案信息商品化發(fā)展提供了有利條件。科技檔案信息商品化，是實現(xiàn)科技檔案價值的重要途徑。
2 科技檔案管理隊伍建設(shè)
隨著科技檔案信息化管理的推進，檔案管理隊伍由專業(yè)檔案管理人員構(gòu)成已無法滿足時展的需求。復合型科技檔案管理人才培養(yǎng)及隊伍建設(shè)變得越來越重要。
在科技檔案管理工作的信息化推進過程中，必須將各相關(guān)專業(yè)的技術(shù)進行有機結(jié)合，才能使檔案管理工作做得有聲有色、切合實際。計算機技術(shù)人員只有在真正明了檔案管理工作的全面需求時，才能針對實際情況建造出優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與信息傳遞平臺；而檔案管理人員只有在逐步提高現(xiàn)代化管理技能的同時，才能更好地利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。同時，在科技檔案管理過程中，更需要檔案管理部門人員的知識層面向被管理的相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域延伸。科技檔案材料源自于科研活動，更要服務(wù)于科研活動，這就需要科技檔案管理部門各個層面的人員對產(chǎn)生科技文件的相應(yīng)領(lǐng)域、相應(yīng)專業(yè)技術(shù)、科研工作流程等有較深入的了解和掌握，才能使科技檔案管理做到及時、準確、系統(tǒng)、全面，否則就會出現(xiàn)缺損、混亂等現(xiàn)象。
論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。
邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認識現(xiàn)實的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區(qū)別比較
（一）管理對象
在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據(jù)主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術(shù)學》等。傳統(tǒng)《檔案保護技術(shù)學》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術(shù)、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。
電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。
（二）勞動特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：
由于管理對象是實際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關(guān)的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發(fā)展，人類思想的進步，我們應(yīng)該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學化的管理，傳統(tǒng)檔案保護技術(shù)學的發(fā)展，就是最好的佐證。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計算機系統(tǒng)的勞動。計算機系統(tǒng)的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發(fā)展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣踊挠嬎銠C及計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時間問題。
在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。
在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內(nèi)容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。
（五）哲學特征
檔案物理管理針對的是一個現(xiàn)實的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統(tǒng)實態(tài)檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。
三、結(jié)束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據(jù)主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個漫長的物理管理時代。
參考文獻
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
關(guān)鍵詞：設(shè)計企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式
中圖分類號：S611 文獻標識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。
1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別
電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個過程進行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。
檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進入數(shù)字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。
我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計企業(yè)在設(shè)計手段上實現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個過程進行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進行管控，是最精準全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級邁進的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。
2 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究
2.1 設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理學科已經(jīng)成為一個較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)?；驒n案管理理念的不同，在實際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析
（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。
（2）從管理實體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點，要實現(xiàn)精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關(guān)系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎(chǔ)。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實現(xiàn)目標應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標準模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個入口進去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。
（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個單位多個方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個方面實現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個流程就運轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經(jīng)達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。
3 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式
3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機技術(shù)，是指用計算機來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實踐活動從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。
從本質(zhì)上講，虛擬化實際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計算機和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計算機和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經(jīng)到來。
由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實現(xiàn)手段。
3.2遠程化。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點。隨著設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠程化應(yīng)該是設(shè)計企業(yè)未來數(shù)字化實現(xiàn)的主要功能之一。
3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設(shè)計企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3.4數(shù)字化可能會使設(shè)計企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機構(gòu)的人員有點類似于網(wǎng)站的編輯和運維人員，主要對企業(yè)內(nèi)信息進行加工處理并提供利用。設(shè)計人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點類似于網(wǎng)站的記者，實時產(chǎn)生大量的信息。
4 .結(jié)束語
企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個整體的企業(yè)價值鏈中?；趦r值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強調(diào)對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
參考文獻 ：
[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9
一、概念的界定
社會化本是社會學的專業(yè)名詞，目前社會學家普遍認同的社會化概念是“指個體在與社會互動的過程中，逐漸養(yǎng)成獨特的個性和人格，從生物人轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?，并通過社會文化的內(nèi)化和角色知識的學習，逐漸適應(yīng)社會生活的過程”。社會學的社會化概念是指人作為個體融入社會的過程。
目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產(chǎn)社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個人，而是延伸到各個領(lǐng)域，由此可見社會化已經(jīng)不再局限原有內(nèi)涵，已經(jīng)被人們賦予廣闊的外延。現(xiàn)如今檔案管理社會化在檔案界已經(jīng)形成共識：檔案管理作為一個個體融入社會的過程。雖然目前眾多學者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認為最為詳細和具體的解釋應(yīng)為――所謂企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作就是在企業(yè)檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業(yè)外部特定的組織機構(gòu)（如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等），由這些機構(gòu)利用其專業(yè)優(yōu)勢，對這些檔案信息進行有償?shù)毓芾砗烷_發(fā)利用。
二、檔案管理社會化的必然趨勢
企業(yè)人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時間不長，卻已經(jīng)逐步在各大城市開始實行，許多檔案管理中介機構(gòu)不斷出現(xiàn)，并取得了較好的經(jīng)濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術(shù)原因：
（一）社會根源
隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，社會分工日益細化，社會機構(gòu)的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對完整的職能機構(gòu)勢必會造成企業(yè)的成本過高，負擔過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經(jīng)濟中，企業(yè)的目標是實現(xiàn)利潤最大化，促進企業(yè)的發(fā)展，而取消企業(yè)一部分職能機構(gòu)，把這部分業(yè)務(wù)投放到社會專門機構(gòu)中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關(guān)于檔案中介機構(gòu)的政策和規(guī)定，為檔案中介服務(wù)市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。
（二）市場需求
首先，企業(yè)為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內(nèi)部的檔案管理機構(gòu)精簡掉，把檔案業(yè)務(wù)外包出去，由此催生了檔案管理中介機構(gòu)。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)對檔案信息的重視程度也在不斷加強，特別是在當今信息社會，知識產(chǎn)權(quán)，企業(yè)人事等信息對企業(yè)來說具有很大的價值，但是目前一些中小企業(yè)對自身檔案沒有能力進行專業(yè)化管理，因此需要專業(yè)的檔案服務(wù)機構(gòu)能夠代替其進行管理。最后，目前經(jīng)濟快速發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見不鮮。但這個過程中，會產(chǎn)生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業(yè)和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動下，使得企業(yè)檔案管理社會化的實現(xiàn)有了實踐動力，成為了可能。
（三）技術(shù)支持
當今社會是是信息化社會，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術(shù)保證和支持。當企業(yè)內(nèi)部檔案管理機構(gòu)無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業(yè)的管理團隊和服務(wù)機構(gòu)提供服務(wù)。這些社會機構(gòu)通過先進的科學技術(shù)，先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業(yè)內(nèi)外在社會范圍內(nèi)的有效協(xié)作，降低企業(yè)檔案管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)營管理效益；另一方面還可以通過先進的科學技術(shù)隨時與企業(yè)進行交流，保證了企業(yè)能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態(tài)，提高工作效率。
三、措施及建議
通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項職能，創(chuàng)造出良好的社會、經(jīng)濟效益，從而能夠有力的促進企業(yè)的發(fā)展，同時越來越多的企業(yè)開始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機構(gòu)也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應(yīng)該從以下兩個方面入手：
（一）健全中介機構(gòu)，加強管理規(guī)范
首先加強對檔案中介機構(gòu)的行政管理。目前我國的檔案中介結(jié)構(gòu)包括檔案事務(wù)所、咨詢服務(wù)中心、事務(wù)服務(wù)中心等。雖然目前我國對于這些機構(gòu)有一些法律法規(guī)進行約束，但是檔案中介服務(wù)市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機構(gòu)為了個人私利，損害客戶權(quán)益的行為。因此，要加強對中介服務(wù)機構(gòu)的管理和規(guī)范，不僅需要政府的法律法規(guī)的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監(jiān)督指導。其次要加強中介機構(gòu)自身建設(shè)。檔案中介機構(gòu)作為一個服務(wù)機構(gòu)，提高服務(wù)質(zhì)量是機構(gòu)的戰(zhàn)略核心，只有提高了服務(wù)質(zhì)量，健全了機構(gòu)業(yè)務(wù)，才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機構(gòu)。提高服務(wù)質(zhì)量除了加強管理，積極拓展業(yè)務(wù)外，還需要有先進的技術(shù)設(shè)備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。
（二）加強市場的引導作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；學校檔案；模式
一、學校進行檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面，都已經(jīng)無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經(jīng)濟的本質(zhì)，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時展的需求。
2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學校的各項工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學校各項工作的順利開展，甚至會讓學校蒙受重要的經(jīng)濟損失，而這些決策的制定又是基于學校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據(jù)。因此，實現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學校領(lǐng)導正確決策，打下堅實基礎(chǔ)。
3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學校在教學、科學研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學檔案以及學籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。
二、學校檔案管理信息化的途徑
檔案管理信息化是一項需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。
1.檔案標準化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2.檔案原件的準備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：
1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。
3.有重點地抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。
4. 加強辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標志。其優(yōu)點是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。
三、小結(jié)
知識經(jīng)濟時代的今天，對學校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。
參考文獻：
[1]趙培.論加強檔案管理與信息化建設(shè)[J].供電企業(yè)管理，2010，（06）.
【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)
我國近年市場化經(jīng)濟發(fā)展過程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來的具有現(xiàn)代化和國際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對于從手工作坊演變過來的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設(shè)的檔案管理機構(gòu)。對于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后。總體來看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進企業(yè)的現(xiàn)代化、國際化和長遠發(fā)展具有非常重要的意義。
一、中小型企業(yè)檔案管理的特點
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負責人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續(xù)性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業(yè)的文秘訓練，對文件價值的認識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導致僅存的文件中不規(guī)范。如會議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統(tǒng)，甚至無編號、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒有檔案管理，如同沒有企業(yè)歷史，更無從談起企業(yè)文化和企業(yè)長遠發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無照片；老產(chǎn)品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構(gòu)。中小企業(yè)的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領(lǐng)導一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當年各類現(xiàn)行文書，如各類上級文件、批復，行政會議記錄；制定的各項規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來，客戶資料、市場信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒有統(tǒng)一和有效的管理。
二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟損失。對過去的工作進行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)模化發(fā)展和市場產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻。
2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓的最低標準，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應(yīng)時代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實際管理水平。
3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進行技術(shù)機數(shù)據(jù)庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發(fā)現(xiàn)問題，變被動為主動服務(wù)。例如，通過綜合國內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展狀況，了解本行業(yè)最新市場動態(tài)等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護技術(shù)等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。
三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過程及途徑
企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機遇，根據(jù)檔案管理的要求，對企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來看，必須遵循如下發(fā)展途徑。
（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹立創(chuàng)新愈識，運用先進的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實現(xiàn)與計算機聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。
（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫管理，實現(xiàn)信息共享
數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實現(xiàn)各部門檔案信息化。同時企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認真執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標準，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標準，維護數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過建立檔案網(wǎng)頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強信息安全
信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學、規(guī)范和嚴格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國際質(zhì)量認證體系的達標活動，實現(xiàn)對文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環(huán)節(jié)以及計算機系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等各個方面的保密防范，嚴防電子文件被竊密。加強機關(guān)內(nèi)部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強化檔案人員的素質(zhì)和管理水平
隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計算機和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學技術(shù)知識，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。
綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業(yè)檔案信息的管理開發(fā)和利用，不斷加強提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對信息化給企業(yè)檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻
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[2]張慧玉，尹玨林．企業(yè)社會責任前移：小企業(yè)和新創(chuàng)企業(yè)的社會角色[J]．科學學與科學技術(shù)管理．2011，32（7）：130～135
[3]江微．淺談電子檔案的保管與利用[J]．辦公自動化雜志．2010：19～20
1 辦公自動化的基本概念及其特點
1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對辦公室工作以及相關(guān)信息進行相應(yīng)處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動發(fā)送、存儲以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃铀俣冗M行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。
1.2 辦公自動化的特點
1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫(yī)院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等影響醫(yī)院運作的各個方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現(xiàn)信息的檢索效果。
1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現(xiàn)資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。
2 在實施辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問題和改善策略
2.1 在實施辦公自動化環(huán)境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標準，容易出現(xiàn)較多問題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統(tǒng)開發(fā)不規(guī)范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。提升檔案管理人員自身素質(zhì)。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標準的不斷提升，出現(xiàn)較多的新技術(shù)以及新內(nèi)容。醫(yī)院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業(yè)人才，擴充醫(yī)院中檔案人員的專業(yè)程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業(yè)知識培訓，提升實際專業(yè)化水平。
