時間：2023-05-28 08:21:50
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網為您精選了8篇電子檔案的管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
前言
隨著我國科學技術不斷進步發(fā)展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統(tǒng)計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業(yè)的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發(fā)展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發(fā)展情況為角度進行分析，可以發(fā)現，計算機網絡信息技術地飛速發(fā)展是社會進步發(fā)展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發(fā)展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統(tǒng)的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領域的發(fā)展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式轉變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發(fā)現，在高職學校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網絡環(huán)境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環(huán)節(jié)，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監(jiān)測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發(fā)現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發(fā)展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統(tǒng)的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發(fā)展的一項至關重要的環(huán)節(jié)，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規(guī)定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發(fā)現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學校必須嚴格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
（五）優(yōu)化管理團隊電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識以及技能、綜合素質等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質量以及管理效率的關鍵因素。所以，高職學校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊伍，將管理隊伍中的成員的基礎理論知識以及專業(yè)技能提高，為高職學校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當高職學校的在對檔案管理人員進行選擇的時候，應當以學習能力、道德品質、思想意識、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質等方面達到現階段中信息化管理的相關標準。第二，高職學校必須加大對檔案管理隊伍的建設力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊伍不斷地優(yōu)化、擴大，從而實現高職學校電子檔案管理的品質化、高效化；第三，高職學校應當積極定期組織一些相關的技能培訓大會以及道德培訓大會，讓檔案管理人員能夠積極學習相關的計算機知識以及技術，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現象，從而對學校的安全管理造成不利影響。
【論文關鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經濟效益。 轉貼于
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
【參考文獻】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學， 2009，30(7).
關鍵詞：電子檔案；管理；利用
隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進行了認真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢
電子檔案具有快捷、方便的特點，電子檔案實現了辦公自動化、無紙化的目標。節(jié)省了占地空間和紙質費用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機網絡上，就可以根據需要拷出數據對其進行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式。可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，即用網絡傳輸電子檔案，在檔案進入到互聯網的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜索提取，能隨時隨地的進行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。
3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網絡上可以直接查詢相關資料。便于查找，在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯網上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據進一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時間。
2 加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，所以加強對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現代化管理模式的轉變。
1、加強電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務，電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進入到互聯網的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機及其網絡的出現，檔案管理人員只需把檔案以數字化形式共享到網絡平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。
3、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量滿足多樣化需求。隨著網絡信息和市場經濟的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質的服務。
3 做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案的數目非常龐大，有著復雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產生一定的影響，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作。
1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實性，由于電子化信息化手段的應用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進行數字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，才能進行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網絡技術對數據進行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實現檔案管理信息化、便捷化。
2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設定電子檔案密級，設置訪問權限。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。
3、加強檔案人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質進行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。
4 小結
隨著信息技術和網絡技術的蓬勃發(fā)展，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，檔案工作人員的綜合素質與專業(yè)技能占據著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質的服務，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案的載體經歷了從紙質檔案到電子檔案的演變過程，電子檔案逐漸成為了檔案管理重要形式。與此同時，電子檔案就紙質檔案而言，在原始性、真實性、完整性、安全性等方面發(fā)生了新的變化。
1.原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2.真實性問題
電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時，如果保存不及時，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數據的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下生成。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著技術的進步，計算機軟硬件不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。
二、加強電子檔案科學管理的有效措施
1.建立電子檔案統(tǒng)一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，并發(fā)放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓班，對兼職檔案員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。定期派專業(yè)技術人員進行指導，形成統(tǒng)一數據格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。
（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署技術主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生信息失真等問題。
（3）密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統(tǒng)網絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
3.建立適合磁光介質保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
（1）調節(jié)庫內溫濕度。采用去濕機、空調調節(jié)系統(tǒng)等措施調節(jié)庫內溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；②采用防霉劑進行化學預防；③采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒；化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備；②可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
4.在保存電子檔案時，應將電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為的是使現在的電子檔案能夠更好地被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，并且應把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。
電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。
一、電子檔案的整理
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1．科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
2．文書電子檔案整理。一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數據庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1．軟磁盤的保護
(1)目前市場上存在各種各樣的產品，所以在選購軟磁盤時要根據內容的特點選相應的種類。
(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。
(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。
(4)加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2．光盤的保護
(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。
[關鍵詞]電子文件 電子檔案 特點 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點
（一）信息傳遞快
經濟全球化把世界上不同國度、不同角落從事經濟活動的人聯系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠，經濟活動個體在短時間內就能了解自己的商務活動并作出反應。電子信息通過網絡既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經濟活動的前沿報道，還是某一項經濟法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時間內世界上便可曉得經濟的最新進展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項重要經濟活動的運行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢強
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢，它不僅能縱向形成某項經濟活動的紀要，更能從橫向范圍內把反映某項經濟活動議題影響的價值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經濟全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個人之間進行的經濟活動從對話到最后達成協議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關注。特別是關系國計民生的重要國際會議議題，如改善衛(wèi)生服務、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應并出臺相關政策應對經濟形勢的變化。從這層意義上講經濟全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內容的完整性、一體化與經濟全球化相對稱，它對國家根據國際形勢變化探究經濟趨勢、推定經濟走向、制定經濟法規(guī)能產生重要影響，對國家在經濟全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經濟的發(fā)展帶動了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質檔案已不能完全適應經濟形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網絡變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進行查詢，尤其是當發(fā)生重大自然災害，如暴雨、雷電、地震等災難時，紙質檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進行原始電子文件恢復，將起到其他方式再現歷史不可替代的作用。特別是國家在經濟全球化趨勢中應對經濟糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據，打贏國際官司、挽回經濟損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認識，加強領導
檔案作為真實記錄社會政治、經濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨信息技術的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財富。各地區(qū)、各單位應提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認識，加強對電子文件和電子檔案工作的領導，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設規(guī)劃。健全檔案工作網絡，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應納入各級領導、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責范圍，確保電子文件和電子檔案的真實、完整及有效性。
（二）做好辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計和應用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設計辦公自動化系統(tǒng)時，應統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應在系統(tǒng)開發(fā)設計人員的技術指導及對辦公自動化環(huán)境下文件形成全過程充分調研的基礎上，全面、準確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時，在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用的整個過程中，系統(tǒng)開發(fā)設計和維護人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應將具有憑證和參考價值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時，同時歸檔同版本的紙質文件及保證電子文件長期可讀的相關數據和背景信息。檔案部門或人員負有對本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責。各單位還要按照同級國家綜合檔案館的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存管理
0 引言
隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協調發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質檔案的各自特點分析
1.1 電子檔案的特點
電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化
再現。
（3） 信息存儲與利用的迅速準確性
電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質檔案的特點
紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統(tǒng)一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現在檔案信息的原始真實性方面，也體現在其存儲介質的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。
2 并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略
2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案
管理工作，習慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業(yè)素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用。
2.2 改進、創(chuàng)立檔案管理標準與制度
新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標準。檔案信息系統(tǒng)的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業(yè)務方面的標準已是刻不容緩，如統(tǒng)計標準，著錄標準，標引規(guī)則標準等； 計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規(guī)來維護與
確定。
2.3 創(chuàng)新檔案管理體系
吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發(fā)生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規(guī)律，應全面進行階段的、系統(tǒng)的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計算機的軟硬件環(huán)境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻
[1] 祁玉萍.電子檔案與紙質檔案在管理上的差異[J]. 檔案管理. 2006（05）
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優(yōu)劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網絡技術和信息技術飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優(yōu)勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。
一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優(yōu)勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統(tǒng)紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統(tǒng)內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢大大改善了紙質檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規(guī)模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。
3.資源共享的實現。傳統(tǒng)紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠椯Y料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。
二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢
電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。
1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。
2.環(huán)境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發(fā)生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。
3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態(tài)時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態(tài)下，很容易受到網上黑客的攻擊。
4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。
三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理
從電子檔案與紙質檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協同發(fā)展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統(tǒng)一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統(tǒng)一的管理流程當中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。
由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。
參考文獻：
[1]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.
