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緒論:在尋找寫作靈感嗎?愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇科研檔案管理,愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維,激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,歡迎您的閱讀與分享!

【關(guān)鍵詞】科研檔案;管理;科研工作;創(chuàng)新
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料,是一項重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實施,為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件,同時,科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展,科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善,改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動。但是,在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下,科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng),特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案,在此情況下,有關(guān)人員要從科研活動的各個環(huán)節(jié)入手,對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計等方面加強檔案管理,實現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化,提升科研工作效率。新時期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新,因此,有關(guān)人員要加強科研檔案的管理創(chuàng)新。
1.科研檔案的特點
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動具有一定的規(guī)律性,它的進行是一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié),因此,其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料,而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛,既包含自然科學(xué),也包含人文科學(xué)??蒲胁牧现邪瞬煌茖W(xué)的內(nèi)容,對各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點進行了總結(jié),具有很強的科學(xué)性。科研檔案材料要對這些科學(xué)規(guī)律進行準(zhǔn)確的反映,因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同,但是都會隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征,都會經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實驗、總結(jié)到應(yīng)用的階段,因此,科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同,科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料?,F(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同,大多比較重視成果性材料,輕視原始性和過程性材料??蒲袡n案系統(tǒng)中對總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多,而對一些原始材料記錄、具體的計算數(shù)據(jù)、設(shè)計文稿等方面的材料涉及較少,使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多,技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料,技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創(chuàng)新的重要材料,集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法,它的歸檔有著重要的現(xiàn)實意義,但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料,缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多,其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成,會使用到一些磁帶、硬盤、照片等,但是,現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料,缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識,常用三色筆進行檔案的書寫,對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格,對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外,由于一些檔案原件的份數(shù)有限,在檔案的調(diào)動方面只能進行復(fù)印處理,在復(fù)印的過程中對原檔案材料帶來了損壞,減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,科研檔案的管理發(fā)生了改變,這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念,不斷更新管理思維,增強管理的現(xiàn)代化意識,實現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實現(xiàn)需要加強三個方面的意識。
3.1.1加強創(chuàng)新意識
加強創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念,形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念,解放思想,實事求是,科學(xué)思想指導(dǎo)下實現(xiàn)對不合時展觀念、做法的摒棄。同時,要加強對科技的認識,實現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用,通過實踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗和方法,實現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外,要加強管理意識,建立科研檔案管理的長期實行機制,增強管理人員的責(zé)任心和熱情。
3.1.2加強服務(wù)意識
服務(wù)意識是科研檔案管理的一個重要方面,因為,科研檔案的管理是為科研人員服務(wù)的,服務(wù)質(zhì)量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響,因此,科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識。首先,科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點、要求的分析,充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢,從而實現(xiàn)科研檔案管理對經(jīng)濟和社會發(fā)展的服務(wù)。其次,科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念,加強服務(wù)的積極主動性,改變原有單一、被動的服務(wù)形式,形成主動、多樣的服務(wù)形式。最后,科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度,順應(yīng)社會的發(fā)展,實現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢。
3.1.3加強利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用,因此,實現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一,要不斷加強檔案的利用,從而實現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟、社會等效益。首先,要實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用,將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案利用。其次,要加強科研檔案的信息開發(fā),將科研檔案信息開發(fā)和市場經(jīng)濟發(fā)展需求結(jié)合,實現(xiàn)科研信息資源的大眾化,充分發(fā)揮科研檔案信息在社會、企業(yè)、人才之中的利用。最后,通過一定的編研形式,并在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展和科技的進步,科研檔案的數(shù)量逐漸增多,社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行解決,因此,要加強科研檔案管理的科技創(chuàng)新??萍紕?chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
3.2.1實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題,實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時,計算機的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理
實現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè),為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時期的規(guī)劃,加強現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次,更新科研檔案管理的手段,實現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變,提升科研檔案管理的效率和水平,減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng),從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)?;峁┍U?。
3.3機制創(chuàng)新
隨著改革開放的進行以及社會主義市場經(jīng)濟體制的建立,我國的法律制度逐漸完善,因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創(chuàng)新,逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設(shè)中,實現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時,要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法,真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中,不斷加強科研管理工作的法律約束力??蒲袡n案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實效性等特點,伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來,為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點,有關(guān)人員和部門要加強機制的創(chuàng)新。因為,科研檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點是科研管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的保障,也是管理工作順利進行的基礎(chǔ)和前提。因此,有關(guān)人員和部門要在充分進行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上,通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來實現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來進行工作,對科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個進行科學(xué)規(guī)范,及時在工作中實現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制,從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動的主體,對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用,因此,要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性,提升科研檔案管理人才的能力。同時,隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用,科研檔案管理實現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此,對科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求,要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進一步提高,并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識、富有創(chuàng)新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍?;诤芏嗫蒲袡n案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認識、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題,需要加強科研檔案管理人員的素質(zhì)來實現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展,從而提升管理效率和水平,促進我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展,要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計算機操作,還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動化、計算機網(wǎng)絡(luò)知識等,并要會使用復(fù)印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù),實現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外,在人才培養(yǎng)上,基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點,要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才,要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段,不斷加深自我的知識和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念,還要不斷更新科研管理人員的知識體系,建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機制,從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個不斷探索的過程,需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視,在行動上積極主動,在實踐中開拓創(chuàng)新,從而實現(xiàn)科研檔案管理工作的與時俱進,適應(yīng)新經(jīng)濟形勢發(fā)展需求,實現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展,不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻】
[1]龐尊麗.關(guān)于新時期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05).
農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科研項目、設(shè)施、經(jīng)費、試驗、人才、知識產(chǎn)權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、政策法規(guī)等系統(tǒng)管理過程中,從考察、預(yù)備試驗到申請立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農(nóng)業(yè)科研檔案,不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的真實過程,也記錄了農(nóng)業(yè)科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數(shù)據(jù)、成果、得失等詳細情況,為以后的科研工作考查既往情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、研究事物發(fā)展規(guī)律、從事發(fā)明創(chuàng)造、宣傳農(nóng)業(yè)科技、普及農(nóng)業(yè)科研成果等提供可靠的參考,是農(nóng)業(yè)科研成果鑒定、專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù),也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此,科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位一項必不可少、具有較強專業(yè)性的工作。
2農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作流程
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是對農(nóng)業(yè)科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發(fā)和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點,目的是積累豐富、真實的館藏資料,做到經(jīng)?;?、及時化,注重日積月累;整理是根據(jù)檔案的形成規(guī)律進行合理的分類、立卷、編制目錄,必須做到科學(xué)化、專業(yè)化,是檔案管理的核心;鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎(chǔ)性工作,首先應(yīng)通過專家的論證,對收集的檔案做出客觀正確地評價,以確定收藏價值;保管是檔案管理的日常性工作,必須制度化、嚴格化,以確保檔案完好無損;查詢檢索是檔案管理與服務(wù)的主要手段,應(yīng)快捷化、實用化,講求服務(wù)效率和質(zhì)量;編研開發(fā)是體現(xiàn)檔案管理價值的重要途徑之一,必須做到有用化、長期化,注重實用實效??傊?,科研檔案管理工作量大、面廣、專業(yè)性強,需要及時收集、堅持日常維護管理,是一項綜合性、系統(tǒng)化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農(nóng)業(yè)科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料,由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性,檔案來源比較分散,不能及時收集,加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄,身兼數(shù)職,人員變更等因素,常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設(shè)計、生產(chǎn)過程中,檔案部門無法參與整個項目實施過程,檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔,缺乏全面、系統(tǒng)收集項目材料的途徑。不重視收集當(dāng)年未鑒定驗收或申報專利,或成果周期性長的科研項目(或課題)的材料,科研材料分散在科研部門或科研人員手中,時間一長,容易丟失,這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職,手段落后,利用率低
根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)定,科研單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案資料室,配備專職檔案管理人員。但對農(nóng)業(yè)科研單位來說,檔案管理僅僅是一項輔工作,部分農(nóng)業(yè)科研單位不太重視檔案管理工作,不專門設(shè)立檔案管理工作崗位和人員,多為兼職。但眾所周知,在農(nóng)業(yè)科研項目實施過程中,必然會產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料,對這些資料隨意堆放,沒有專職人員進行日常管理,長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限,不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料,更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統(tǒng)和進行編研開發(fā)工作。目前,部分農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管,重保管輕利用,不講求社會效益和經(jīng)濟效益,作為農(nóng)業(yè)科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù),而且要掌握一定的農(nóng)業(yè)科技知識,并能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用。但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員,無論是專職或兼職,農(nóng)業(yè)科技知識欠缺,觀念陳舊,知識老化,加之人員更換頻繁,不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn),這些因素在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。
4思考
4.1完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù),而且是日常管理工作的操作指南??蒲袡n案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范、檔案部門工作規(guī)范等??蒲袡n案工作制度是根據(jù)國家法律、法規(guī),對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責(zé)、檔案保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定,是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執(zhí)行的規(guī)范性文件[3]??蒲形募芾硪?guī)范包括農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。檔案部門工作規(guī)范包括檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度等操作規(guī)范性文件。制度建設(shè)具有根本性、長期性、穩(wěn)定性,檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),掌握黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求,并依據(jù)檔案法律法規(guī),進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔范圍
農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍,主要包括①科研準(zhǔn)備階段的課題或項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題(立項)報告,調(diào)研報告,方案論證和協(xié)議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄;田間記載數(shù)據(jù)、試驗報告、計算材料等以及設(shè)計文件、圖紙,關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵配方、工藝流程、技術(shù)路線和統(tǒng)計分析材料;研究階段的音像資料、技術(shù)說明、重要來往技術(shù)文件等。③總結(jié)鑒定驗收階段的研究工作總結(jié)、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應(yīng)用意見、參加人員名單,技術(shù)鑒定材料,科研投資,決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件,獲獎及審批材料,專利申請、專利受理通知書、專利證書,推廣應(yīng)用證明材料等。⑤推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié),擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件。⑥生產(chǎn)定型階段的鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、用戶反饋意見等有保存?zhèn)洳閮r值的材料。
4.3加強科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有較強的專業(yè)性,要求從業(yè)人員必須具備一定的政治理論水平和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識,以及檔案專業(yè)知識技能?,F(xiàn)代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動,而豐富的專業(yè)知識、計算機操作技術(shù)和先進的管理理念,將是檔案管理人員必備的素質(zhì),也是衡量檔案管理水平的基本標(biāo)準(zhǔn)。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓(xùn)制度,開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育,使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法,精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù),熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù),提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理知識水平。其次要加強對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀守法,愛崗敬業(yè),具備檔案管理專業(yè)知識,熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)知識,并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志,要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經(jīng)驗與改革發(fā)展的新要求結(jié)合起來,從舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解脫出來,樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務(wù)的思想。各有關(guān)部門和各科研單位應(yīng)建立獎勵機制,對政治思想好、責(zé)任心強、有創(chuàng)新精神,并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵;對工作失職,違反規(guī)定,泄露機密,造成工作損失者,應(yīng)視其情節(jié)輕重,給予懲處。
在醫(yī)院中,科研檔案是科研管理中的重要部分,其不僅可以為科研成果的管理、推廣、轉(zhuǎn)讓等提供重要的條件和物質(zhì)基礎(chǔ),而且可以為科研活動的決策以及計劃等提供相關(guān)的依據(jù)。每項科研成果可以通過科研檔案來體現(xiàn),當(dāng)每項科研結(jié)束之后,需要一套完整的、系統(tǒng)的以及準(zhǔn)確的科研檔案對其進行記錄,并且還需要科研人員認真做好科研文件的形成、積累以及歸檔等工作。并且需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定將科研成果納入科研管理制度當(dāng)中,在檔案管理模式的創(chuàng)新當(dāng)中,科研管理部門需要與檔案管理部門進行深入的交流和溝通,相互協(xié)作,根據(jù)醫(yī)院科研工作的實際情況進行分析研究,對其管理方法進行有效的創(chuàng)新和優(yōu)化。首先,需要提前介入到檔案管理工作中來。針對每一項新的科研課題需要立即建立檔案追蹤袋,要求課題嚴格按照相關(guān)要求做好記錄和收集、歸檔工作,并且定期檢查,確保工作無誤。其次,需要對課題的負責(zé)人采取立卷歸檔責(zé)任制。針對每一個項目,需要確定專業(yè)的檔案負責(zé)人員對其科研資料和信息進行收集和管理。再次,在科研成果進行驗收的時候,需要由科研管理部門以及檔案管理部門等相關(guān)人員加入,并且對歸檔的科研文件進行現(xiàn)場驗收。另外,針對沒有提供完整的、準(zhǔn)確的以及系統(tǒng)的科研資料的項目,不得給予鑒定,不得進行驗收,并且檔案管理部門不得進行建檔證明。同時,醫(yī)院科研檔案管理部門可以建立適當(dāng)?shù)募顧C制,確保檔案管理人員將積極性充分投入到檔案管理工作中來,以便提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
2.創(chuàng)新開發(fā)利用模式
研檔案的收集、管理以及技術(shù)的支持等均是為了檔案信息資源的開發(fā)利用,通過不斷的創(chuàng)新,以便提高檔案信息資源的利用效率,以便為醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在對檔案資源管理開發(fā)利用模式進行創(chuàng)新的時候,主要是從兩個方面來分析的,其一,是利用數(shù)字化的平臺進行創(chuàng)新??梢栽趥鹘y(tǒng)的文件查閱以及復(fù)印功能之外,還可以將科研檔案的首頁中有關(guān)醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔的說明內(nèi)容導(dǎo)入計算機內(nèi),并建立形式多樣化的檔案管理數(shù)據(jù)庫,例如,科研項目基本情況數(shù)據(jù)庫、以及研究論文數(shù)據(jù)庫等。通過計算機進行排序、檢索,以便提供更多查詢方式,方便用戶檢索查詢。另外,還可以使用醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng),建立檔案信息資源管理的網(wǎng)頁,以便實現(xiàn)遠程檢索和查詢的功能。其二,是利用各種方式進行創(chuàng)新。通過充分利用上述的各種數(shù)據(jù)庫對科研檔案進行加工處理,編輯各種形式的參考資料,例如專項簡介、研究論文題錄匯編等??傊?,需要對醫(yī)院科研檔案管理進行開發(fā)利用,以便有效的為科研項目提供服務(wù)。
3.總結(jié)
關(guān)鍵詞:科研檔案;問題與對策
國家檔案局《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》于2020年頒布,科學(xué)技術(shù)研究檔案管理與工作對標(biāo)國家科學(xué)技術(shù)研究檔案管理新規(guī),還存在一定問題??茖W(xué)技術(shù)研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分,同時更是科學(xué)研究項目管理重要環(huán)節(jié)。因此,提高科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的水平,需要增強科研檔案的管理意識,解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié),為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。
一、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作存在的問題
《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項目的規(guī)劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標(biāo)本、樣本等實物”,是科學(xué)研究的基礎(chǔ),是科研實力的重要憑證,也是建設(shè)和發(fā)展的寶貴財富??偨Y(jié)科研檔案存在問題如下:
1.材料收集方面——重點不明,認識不夠,歸檔材料數(shù)量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整,其表現(xiàn)在:(1)科研成果、總結(jié)材料比較多,過程技術(shù)材料缺乏。判斷科研檔案是否完整,應(yīng)該看它是否是項目全過程真實、完整的反映,包括了科研研究準(zhǔn)備、研究研究實驗、科研總結(jié)鑒定、科研成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看,科研成果、技術(shù)總結(jié)材料較多,研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在,許多核心過程材料保留在科研人員手中,影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。(2)關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。關(guān)鍵性技術(shù)材料是反映科研成果的核心材料,是解決難題,技術(shù)創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項目的創(chuàng)新點,這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中,關(guān)鍵性技術(shù)材料缺乏。(3)載體形式單一化??蒲许椖繗w檔材料載體,除紙張外,還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質(zhì)載體偏多,載體形式比較單一。(4)科學(xué)數(shù)據(jù)歸檔管理幾乎為空白??茖W(xué)數(shù)據(jù)是指科研活動產(chǎn)生的,包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數(shù)據(jù),傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊,目前科學(xué)數(shù)據(jù)多以電子文件存在,這部分數(shù)據(jù)往往價值大,歸檔情況不容樂觀,同時歸檔形式與格式有待進一步細化。
2.檔案管理方面——職責(zé)不清,條件不足,歸檔材料質(zhì)量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項目負責(zé)人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責(zé)不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質(zhì)量不高。(1)科研檔案的形成主體,即承擔(dān)科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上,往往忽視項目執(zhí)行過程中形成的文件材料的收集和積累??蒲腥藛T重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評獎,不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成,只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責(zé),這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。(2)科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠??蒲许椖繄?zhí)行中,沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全,但是缺乏監(jiān)督考核機制,使制度流于形式。(3)檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢,不能及時掌握科研項目立項情況;不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責(zé)缺乏相應(yīng)的制度和機制保障??蒲袡n案重視度明顯不足,投入不足的現(xiàn)象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足,兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質(zhì)量不高,珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發(fā)利用方面——思想保守,服務(wù)被動,科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用??蒲袡n案只有通過利用,才能發(fā)揮作用,實現(xiàn)價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一??蒲袡n案被束之高閣,不能很好地發(fā)揮利用價值。(1)利用主體的局限性。一個科研項目的檔案,其利用主體往往是承擔(dān)項目的成員。利用主體范圍小,人員少,使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。(2)利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整,在科研檔案開發(fā)利用過程中,需要的材料在歸檔案卷中并不存在,客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。(3)開發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強,認為只要守好攤就行,“你查什么,我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識的局限性,不能很好地勝任科研檔案資源的開發(fā)。
二、提高科研檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化,以適應(yīng)科技發(fā)展需要,立足當(dāng)前的實際情況,建議應(yīng)當(dāng)采取以下的應(yīng)對措施:
1.增強科學(xué)研究檔案工作意識,明確科研材料歸檔范圍與管理職責(zé)
加強科學(xué)技術(shù)研究檔案工作,首先要加強對科研檔案重要性的認識,首先要提高科學(xué)研究檔案工作的意識。首先,要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié),也是國家科學(xué)研究項目管理的重要組成,加強認識,從根本上解決當(dāng)前科學(xué)研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次,要提高科研工作人員檔案意識??蒲腥藛T是科研檔案形成者,檔案意識提高,科學(xué)研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。
2.實施全流程管理,提高科研檔案質(zhì)量
科研檔案產(chǎn)生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)加強科研檔案工作的全程管理,要將檔案管理納入科研項目的管理工作中,與科研項目建設(shè)同步進行??蒲许椖繌牧㈨椀浇Y(jié)題涉及科研項目組和科研、財務(wù)乃至設(shè)備等管理部門,這就要求科研檔案工作應(yīng)實施全方位和全過程的管理,也就是以項目組的科研人員為核心,以科研檔案歸檔范圍為依據(jù),在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程管理。第一,源頭抓起。科研項目自立項開始,就要將檔案工作納入議事日程,納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二,過程管理??茖W(xué)技術(shù)研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質(zhì)量高低??蒲许椖繉嵤┻^程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規(guī)律,抓住科研項目的研究準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化等階段和科研項目布置、檢查、總結(jié)和驗收項目科學(xué)研究這四個重要環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)做到主動指導(dǎo)、定時檢查和嚴格把關(guān)。隨著國家檔案局新規(guī)的制定,在科研項目過程中的原始數(shù)據(jù)、科研過程實驗數(shù)據(jù)(電子形式)以及其他反映項目過程的重要文件材料,包括重要會議、相關(guān)評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大,要求基于科研項目全流程的文件材料管理,從制度上規(guī)避科研項目在結(jié)項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象,確??茖W(xué)技術(shù)研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效,從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此,科研項目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范,采取有效的管控措施,在科研項目全生命周期的檔案管理基礎(chǔ)上,立足科研項目流程管理的實際情況,歸檔的要求從結(jié)果歸檔轉(zhuǎn)為過程歸檔,立項、中期檢查、年度檢查、結(jié)題等,重大節(jié)點設(shè)立資料節(jié)點,科研文件責(zé)任主體同時應(yīng)該歸檔的材料向檔案機構(gòu)移交。
3.完善管理制度,促進科研檔案依法治檔
針對科學(xué)技術(shù)檔案管理,國家經(jīng)委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年),科技部和國家檔案局了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(國家檔案局科技部令15號,2020年),行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2-1992)于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規(guī)定,這為提高科研檔案質(zhì)量、做好科研檔案工作提供了依據(jù)。應(yīng)結(jié)合實際,制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依,有章可循。同時,要保障制度有力的執(zhí)行,做到有法必依,違法必究。第一,結(jié)合實際情況,對科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則,明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責(zé)等。第二,對科研檔案工作來說,落實“四同步”工作:下達科研項目計劃任務(wù)應(yīng)與提出科研文件材料的歸檔任務(wù)同步;檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步;登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三,在科研項目工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上,要設(shè)置“關(guān)卡”,納入制度。對于科研項目來說,項目完成后,在申請結(jié)題或獎勵之前,科研人員必須將該項目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔,經(jīng)檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后,方可進入經(jīng)費決算、項目結(jié)題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質(zhì)量不合格的,一律不予結(jié)題或參與評獎。
4.加大檔案開發(fā)力度,提高科研檔案的利用率
加強科研檔案開發(fā),提供科研檔案信息資源,變潛在價值為現(xiàn)實價值,不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實需要,也是服務(wù)科研發(fā)展的必然要求。第一,實現(xiàn)館藏科研檔案數(shù)字化,從科研檔案信息資源建設(shè)著手,形成特色科研數(shù)字檔案,通過科研檔案館藏數(shù)字化和新增檔案電子化,形成和建設(shè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫,打造科研檔案信息服務(wù)品牌。第二,進一步完善科研檔案管理業(yè)務(wù)流程,深入挖掘檔案資源,有針對性解決科研人員的痛點、難點,實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔,完善查詢系統(tǒng),快速準(zhǔn)確地檢索查詢科研檔案信息,最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求,并實現(xiàn)科研檔案信息資源的主動和增值服務(wù)。第三,建設(shè)面向知識服務(wù)創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng),實現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管,實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務(wù)平臺建設(shè),實現(xiàn)專題服務(wù)、推送服務(wù)等。第四,建立科研檔案內(nèi)容、管理、利用系統(tǒng),包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數(shù)據(jù)打包等,實現(xiàn)條件性自助式服務(wù)、即時性瀏覽式服務(wù)以及研究性推送式服務(wù),提升服務(wù)體驗。積極開展科研檔案的編研工作,形成科研重大成果、學(xué)科發(fā)展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎(chǔ)研究等方面為主題形成系列編研產(chǎn)品重大成果專題檔案等系列電子書編研產(chǎn)品,實現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是,由于部分科研檔案的保密和知識產(chǎn)權(quán)問題,在提供利用和開發(fā)科研檔案信息時,一定要嚴格遵守國家有關(guān)規(guī)定,防止科研成果的流失和擁有自主知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的失控。既要堅持內(nèi)外有別,又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時代新背景下,逐步加強數(shù)字環(huán)境下科研項目檔案的管理
在當(dāng)今新的信息化背景下,科研項目開展的方式發(fā)生了新的變化,逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉(zhuǎn)變,新的電子設(shè)備、新的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設(shè)施等在科研項目實施過程中正在行業(yè)內(nèi)大范圍地應(yīng)用和推廣。第一,在新的信息環(huán)境下,科學(xué)技術(shù)研究項目過程中產(chǎn)生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩(wěn)定等特點的科研文件,尤其某些科學(xué)數(shù)據(jù)依賴于特定的軟件環(huán)境,這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次,新時代科研項目檔案管理關(guān)注的要點在于實現(xiàn)對海量科研項目檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料,如何做好新媒體網(wǎng)絡(luò)服務(wù),同時減少各科學(xué)的不間斷交流和最大程度地?zé)o障礙獲取,推動新的科學(xué)研究進一步開展,成為科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的新任務(wù)。最后,科研檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定、新環(huán)境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學(xué)技術(shù)研究機構(gòu)知識庫標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計以及科研大數(shù)據(jù)庫利用檢索工具的開發(fā),這些順應(yīng)新的信息時代背景產(chǎn)生的新技術(shù)應(yīng)用,都會在不久的將來成為科研管理機構(gòu)與檔案部門不斷尋求進步和突破的關(guān)鍵點,以更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺。
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院科研檔案 管理
中圖分類號:R197.323 文獻標(biāo)識碼:B 文章編號:1005-0515(2011)7-339-02
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案,是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù),是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ),是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院科研檔案記載著這個醫(yī)院科研發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學(xué)分析,揚長避短,制定科研發(fā)展方向的好教材。所以,加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點,加強醫(yī)院科研檔案管理, 是醫(yī)院科研檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。 醫(yī)院如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制,轉(zhuǎn)變檔案管理模式,加強檔案規(guī)范化管理,就必須在調(diào)查醫(yī)院科研檔案管理的基礎(chǔ)上,了解醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題,簡析其原因,并相應(yīng)地采取一些對策,才能更好地做好新時期醫(yī)院科研檔案管理工作?,F(xiàn)就醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀與對策談一下筆者的觀點。
1 加強學(xué)習(xí),增強意識
加強檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳,增強全員的檔案意識,特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識??蒲袡n案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科研檔案管理的前提,要把科研檔案管理納入重要議事日程,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳科研檔案工作,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認識科研檔案的重要性,更好地支持科研檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),長期以來對醫(yī)院科研檔案缺乏嚴格的考核,因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制,科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認識,才能使科研檔案工作順利開展。
2 重視科研檔案的利用
科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用,因此,科研檔案管理人員要樹立服務(wù)意識,使醫(yī)院的科研檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時,積極開展多種編研活動,對信息進行開發(fā),編寫各種專題匯編,為利用者提供多方面、有實效的信息。另外,還要加強科研檔案利用反饋信息的管理,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高科研檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會效益。
3 健全制度,加強培訓(xùn),提高科研檔案管理人員素質(zhì)
建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是科研檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的科研檔案管理體系,明確職能,將醫(yī)院各個門類、不同載體的科研檔案統(tǒng)一管理,使科研檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展??蒲袡n案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,全面提高科研檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平,不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展,推動檔案管理水平的提高。
4 開發(fā)科研檔案資源,實現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化管理
科研檔案資源的開發(fā)利用是科研檔案管理的主要目的,通過深層次、多渠道地開發(fā)科研檔案信息資源,提高科研檔案的使用價值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時,通過利用科研檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益,提高科研檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進科研檔案建設(shè)。
要實現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強科研檔案的保管設(shè)施,如設(shè)置專門的檔案庫房,配備必要的安全保管設(shè)施;二是要加強科研檔案現(xiàn)代化管理,利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機管理,將科研檔案內(nèi)容按行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機,這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點,使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決,更是工作質(zhì)量的飛躍??梢允箍蒲袡n案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn),使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統(tǒng),改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法,提高科研檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率,注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理,多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息,豐富自己的檔案管理經(jīng)驗,使醫(yī)院科研檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。
科研檔案管理工作做好了,一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體科研狀況,適時調(diào)整科研管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認定醫(yī)院科研成果,為醫(yī)院與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下,做好科研檔案管理工作,不斷地更新科研檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段,以全面、真實地反映醫(yī)院整體科研發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果??蒲袡n案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式,決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展,對于實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好科研檔案管理工作對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。
參考文獻
(一)建檔意識淡薄
很大一部分科技人員在實際工作中,由于對檔案歸檔意識較差,對檔案重視度不高,這就導(dǎo)致在檔案收集和歸檔工作中存在許多不完善的地方,特別是對于相關(guān)的科研資料,由于不放心,所以不交給檔案管理人員進行整理,不主動配合檔案管理人員的工作,對檔案管理工作的順利開展帶來了一定的難度。
(二)檔案形成周期長,缺乏連續(xù)性和完整性
無論是哪一個行業(yè)的科研檔案,由于受制于行業(yè)的特點,通常情況下科研工作周期相對都較長,這就導(dǎo)致工作中形成不同的載體的資料持續(xù)的時間也較長,再加之科研人員具有較強的流動性,這就導(dǎo)致科研檔案資料往往較為分散,連續(xù)性和完整性較差。
(三)檔案管理人員主動服務(wù)意識不強
長期以來檔案管理工作都不受重視,這也導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理人員待遇不高,而且地位低,在工作中缺乏積極性,也不主動進行專業(yè)知識的學(xué)習(xí),對工作缺乏熱情,服務(wù)意識較差,不僅影響了檔案工作的正常開展,而且不利于檔案的開發(fā)利用。
(四)檔案管理方式落后
隨著社會的快速發(fā)展,檔案的數(shù)量越來越大,但相對于檔案管理方式和手段則仍處于較為落后的狀態(tài),檔案檢索水平較低,部分檔案檢索工作還采用手工方式來完成,不僅檢查速度較慢,而且準(zhǔn)確程度不高。檔案信息化建設(shè)缺乏力度,由于投入不足,從而導(dǎo)致現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)設(shè)備缺乏。
(五)編研工作開展不夠
檔案編研屬于創(chuàng)造性的勞動,是檔案服務(wù)的更高層次形式,直接關(guān)系到檔案的開發(fā)和利用。目前我國多數(shù)單位在檔案編研上還處于較低的水平,需要進一步對編研工作進行深度開發(fā),以便于促進檔案更好的利用。
二、科研檔案規(guī)范化管理思路
(一)完善相關(guān)規(guī)章和制度
在檔案法基礎(chǔ)上,同時還要與本單位的實際情況有效結(jié)合,從而對檔案管理制度進一步完善,使科技人員能夠?qū)n案有一個正確的了解和認識,明確檔案形成的各種要求,這樣就能夠在科研過程中有意識對歸檔材料進行收集和整理,并對與要求相符的檔案材料及時進行上繳,確保檔案的完整性,也使案卷的質(zhì)量能夠得到保證。同時檔案管理人員還要對科研材料的歸檔情況進行定期檢查,及時對沒有及時歸檔的材料進行提醒和督促,這樣通過科研人員與檔案管理人員的共同努力,有效的確保了科研檔案的規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。
(二)規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案工作程序
(1)規(guī)范原始檔案收集內(nèi)容
在檔案管理工作中,檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵??蒲袡n案管理人員應(yīng)根據(jù)科研檔案的特點,歸納、總結(jié)原始檔案收集內(nèi)容,向科技人員發(fā)放“科研檔案歸檔范圍表”,要求課題研究人員嚴格按照要求執(zhí)行,隨時將他們在科研活動中的原始記錄、進展情況、總結(jié)等材料按計劃分階段積累收集,并按規(guī)定及時整理移交檔案室,以保證所收集到的原始檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)。
(2)規(guī)范檔案整理方法
檔案整理的基礎(chǔ)工作包括的范圍很廣,從檔案材料的鑒定、整理、分類、立卷到編目、檢索、庫房存放、保護等。這些基礎(chǔ)工作是否扎實、規(guī)范,直接影響到科研檔案的利用。檔案管理工作者可根據(jù)各分支學(xué)科的不同特點,以及本單位研究機構(gòu)的設(shè)置情況分門別類進行整理、立卷、登記、歸檔。這樣便于查詢者方便地找到所需的材料,也便于檔案管理人員編輯加工,進行二次開發(fā)利用。
(3)規(guī)范檔案開發(fā)利用方式
第一,編制各級各類目錄,豐富檢索手段
對于歸檔的材料要及時編制目錄和全宗介紹,向本單位和外界報道介紹庫藏情況,開展科技信息交流,或為實行科技成果的有償轉(zhuǎn)讓編制成果簡介、文摘等,引導(dǎo)人們索取科研檔案的信息資源。
第二,通過口頭或直觀方式宣傳報導(dǎo)科技成果
宣傳方式多種多樣,如利用課題申報、成果鑒定等活動作口頭宣傳;利用科技信息會宣傳科技成果;舉辦科研檔案展覽,直接地展示科研檔案信息或以復(fù)印件形式進行交流;出版一些科技成果方面的內(nèi)部刊物;借助報刊、圖書等出版刊物將檔案轉(zhuǎn)化成文章或其他形式加以發(fā)表,使農(nóng)業(yè)科研成果、先進技術(shù)和管理經(jīng)驗傳至全國各地。
第三,加強安全保密工作
科研檔案的安全保密工作尤其重要,它不僅指實體的保存,更重要的是信息的安全。必須建立嚴格的保密制度,涉及一項科研成果的有關(guān)人員必須遵守、簽定有關(guān)協(xié)議;檔案應(yīng)指定專人保管,控制使用權(quán)限,追蹤檔案利用情況等;秘密的科研檔案要建立備考檔案。
(三)加快推動管理方式現(xiàn)代化的實現(xiàn)
當(dāng)前我國處于信息時代,檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢,各單位都加快了檔案信息化建設(shè)工作,相關(guān)科研單位在檔案管理工作中已經(jīng)建立了功能齊全的科研檔案數(shù)據(jù)庫,利用有效的方式來對科研檔案進行永久記錄和保存。同時也加快了科研檔案有償信息服務(wù)工作的開展??蒲袡n案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn),要求檔案管理人員要具有較高的專業(yè)技能和綜合素質(zhì),能夠熟悉掌握計算機相關(guān)知識,從而在實際工作中利用計算機進行快捷和高效的操作。
1形成科研檔案的原因
某些科研課題的周期特別長,經(jīng)歷選題、開題、評審、實施、驗收、鑒修等多個階段,而每個階段都必須建立科研檔案。但是,由于這些環(huán)節(jié)、階段并非來自同一部門,有時涉及多個高校部門、機構(gòu),導(dǎo)致前來歸檔的機構(gòu)、單位非常多,且復(fù)雜,甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時,就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多,單人甚至多人的科研檔案管理團隊都很難對這些檔案進行有效的管理,導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)差錯、漏項等不良清況。某些高??蒲姓n題周期非常長,甚至能夠達到5一10年,同時涉及的單位、部門、機構(gòu)也眾多,人員更為復(fù)雜,而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中,因此,管理人員對于各項科研課題的復(fù)雜程度、進展程度都難以完全了解。經(jīng)常出現(xiàn)管理儀員已經(jīng)劉某課題進行結(jié)題歸檔,結(jié)果不久后技術(shù)人員又對該課題進行歸檔,對管理儀員造成大量的反復(fù)工作量,且容易出現(xiàn)分割檔案、漏檔的現(xiàn)象,甚至出現(xiàn)張冠彗三戴等現(xiàn)象。
2檔案定級返工沒有約束
對于高校的科研檔案,一般都會對其進行定級,如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是,有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性,優(yōu)秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題,此時,就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時,由于課題申報定級后,仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作,再次對課題進行歸檔時,可能距離課題申報高等級課題時間已經(jīng)過去數(shù)月,在統(tǒng)一管理模式下,科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞,科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據(jù)我國已經(jīng)出臺的相關(guān)政策,凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中,科研檔案的歸檔工作經(jīng)常被人們忽視,沒有任何約束力,造成大量檔案遺失、流失等現(xiàn)象。
二、存在的問題
數(shù)十年以來,科研檔案的管理工作已經(jīng)有了初步的發(fā)展,無論是從技術(shù)管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是,實行統(tǒng)一管理模式的高??蒲袡n案管理僅是近幾年才興起的,在建立統(tǒng)一管理模式實踐時,由于缺乏相關(guān)的理論知識研究與實踐經(jīng)驗,劉科研檔案管〕蟹丈程中產(chǎn)生了許多無效管理,整洲莫式下存在一系列問題。例如,在統(tǒng)一管理模式下的管理理念,仍未擺脫傳統(tǒng)管理理念束縛,難以完全實現(xiàn)統(tǒng)一管理的優(yōu)勢;在重建的高??蒲袡n案管理的統(tǒng)一機構(gòu)方面,由于工作職能分割太細,經(jīng)常出現(xiàn)部門機構(gòu)間的推誘扯皮等現(xiàn)象;由于統(tǒng)一管理模式是新型管理模式,科研檔案管理的技術(shù)人員學(xué)歷普遍較低,或者實踐技能仍然不熟練等現(xiàn)象,產(chǎn)生人才與管理互相矛盾的現(xiàn)象;相關(guān)的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發(fā),導(dǎo)致技術(shù)水平與管理互才目矛盾的現(xiàn)象。
三、管理措施
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實力。科學(xué)有序管理好科研檔案,充分挖掘其成果價值,有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進地方經(jīng)濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路,將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學(xué)活動中形成的,并經(jīng)過一定整理的,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄??蒲袡n案管理工作是高??蒲谢顒拥幕A(chǔ)和真實記載,直接反映著一個高校的學(xué)術(shù)水平,是一所高校實力的憑證,對學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天,科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加,在學(xué)??茖W(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題,本文就高??蒲芯C合交稿日期:檔案的管理進行思考和探討。
一、高??蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應(yīng)堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉??蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括:科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料;研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料;總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料,這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
(二)科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學(xué)決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù),也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
(三)科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等??蒲谐晒亩嗌偈歉咝?蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?jù)之一,因此,科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高??蒲袡n案管理工作存在的問題及原因
(一)高校科研檔案收集不齊全。原因是:多數(shù)科研人員在科研過程中,重視科學(xué)研究實踐活動,重視科研成果的與獲獎,輕視科研檔案資料的平時累積工作,認為這是檔案部門的事,與己無關(guān)。
(二)高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔,放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便,于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口,在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
(三)高??蒲袡n案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證,不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度,在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段,致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
(四)高??蒲袡n案重心偏離。在高??蒲袡n案中,紙質(zhì)材料多、電子檔案少,傳統(tǒng)簡易設(shè)備多,現(xiàn)代化管理工具少,不能有效地開發(fā)和利用高??蒲袡n案材料。
鑒于此,高??蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象,即一般性技術(shù)材料多,關(guān)鍵性技術(shù)材料少;鑒定、審批性材料多,工藝技術(shù)性材料少;文字材料多,光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少;復(fù)印件多,原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高??蒲袡n案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對加強高??蒲袡n案管理工作的幾點見解
(一)建立科學(xué)管理制度,理順科研檔案歸檔程序??蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果,它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作,就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來,走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規(guī)律,保證高??蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道,達到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。(二)加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長,往往有一些階段性成果,每一階段中肯定有技術(shù)進步和新的成果,這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證,又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔,然后每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去,以免遺漏,這對項目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。
(三)提高高??蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體,科研人員檔案意識的提高,將會使高??蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道,將會使高??蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
(四)推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題?!皺n案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?!蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高??蒲袡n案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動的結(jié)晶,包含著一定的知識產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高??蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權(quán),學(xué)會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權(quán),可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護的學(xué)術(shù)檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之,要通過多渠道,采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度,增強高??萍既藛T的檔案意識,做好高??蒲袡n案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作,提高高??蒲袡n案的現(xiàn)代化管理水平,讓高??蒲袡n案為高??蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻:
1、關(guān)月英.高??蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報,2007.10.30(10)